Este Guia de Viagem é fornecer diretrizes e estabelecer procedimentos para indivíduos incorrer em despesas de viagens

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LOUISIANA TRAVEL GUIDE 2020-2021


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Em vigor em 1º de janeiro de 2021 CHRISTOPHERSON BUSINESS TRAVEL5588 S. Green Street, Salt Lake City, UT 84123EQUIPE DE CONSELHEIROS DE VIAGEM DE CHRISTOPHERSONTOLL FREE: 800-961-0720DIRETO: 205-874-8574HORAS: 7h – 20h CT, de segunda a sextaEMAIL: statela@cbtravel.com (Equipe de Conselheiros Estaduais)EMAIL: statelauniv@cbtravel.com (Equipe de Consultores Universitários)WEBSITE: https://app.cbtat.com/SUPORTE ON-LINE DE CHRISTOPHERSONTOLL FREE: (888) -535-0179HORAS: 8:00 – 19:00 CT, de segunda a sextaE-MAIL: onlinesupport@cbtravel.comNota: O Motor Coach Service está disponível

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Em vigor até 31 de dezembro de 2020 AGÊNCIAS DE VIAGENS CONTRATADA SSHORT’S TRAVEL MANAGEMENT1203 W. Ridgeway Avenue Waterloo, IATOLL FREE: (888) 846-6810FAX:(319) 433-0847EMAIL: state@shortstravel.comWEBSITE: www.shortstravel.com/laNOTE QUE HÁ UMA TAXA DE $ 21,00POR CHAMADA PARA ATENDIMENTO APÓS HORAS1-888-846-6810Após as 17h e nos finais de semana.Este serviço destina-se apenas a viagens fora do expediente e não a reservas antecipadas de viagens.STM DRIVENGestão de viagens do Short1203 W Ridgeway AvenueWaterloo, IA 50701Direto: (319) 433-0851Celular: (773) 512-3840Email: ngyllin@STMDriven.comNota: SOMENTE VIAGEM DE COACH MOTOR – NÃO VÔOS


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ÍNDICEPáginaConferências hospedadas por agências ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. …………… 28-29Transporte aéreo ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. …………………………. 9-11Instruções de passagem aérea / passagens não utilizadas ……………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ….. 3 9-40Autorização e Base Legal ………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. ……………….. 3Aeronave fretada ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ………………………….. 9-10Contatos, Agência de viagens …………………… .. ……………………………… ………………………………………….. …… ………………… Capa internaCartão de viagem corporativa ……………………………. ……………………………………………………… .. ……………… .. ………… … .. 21Transporte com boa relação custo-benefício ………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. ……………. 9-10Definições …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. ……………………………………. 3- 6Especificações Gerais ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ……………………. 6 – 7Fundos para despesas de viagem ………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. …………………. 7-9Hotéis ……………………………………………………………………………………………………………………………………… … 35-36Viagem internacional ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ………………………….. 29Hospedagem e Refeições ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. ……………………….. 22-26Refeições ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ………………………… 23-26Métodos de transporte ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. ………………. 9-10Reembolsos de milhas ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ……………… 14-17Veículo motorizado ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ……………………………… 12-20Estacionamento e despesas de estacionamento relacionadas ……………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. …….. 26Transporte Terrestre Público ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. …………….. 20Reclamações de reembolso ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. …………………… 8-11Reembolso de outras despesas ………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. …. 26-27Revisões para PPM 49- Rev. para FY 2020/2021 ……………………………….. ………………………………………….. …………………………………………. 1 -2Refeições Especiais ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………………….. ………………………………. 27-29Camadas (refeições e hospedagem) ………… .. ………………………. ……………………………………………………………………………… 25-26Taxa de aluguel de veículos ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. ………………………. 30-36Renúncias …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. 29

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Randy Davis Comissário assistente Office of State TravelObjetivo: este Guia de Viagem é fornecer diretrizes e estabelecer procedimentos para indivíduosincorrer em despesas de viagens de negócios em nome do Estado.Objetivos: garantir que todos os viajantes tenham uma compreensão clara e consistente das políticas eprocedimentos para viagens de negócios. Fornecer aos viajantes estaduais um nível razoável de serviço, conforto,e segurança ao menor custo possível. Maximize a capacidade da organização de negociar descontostarifas com fornecedores preferenciais e reduzir despesas de viagem.Meta: ênfase especial será dada no treinamento de viagens para nossas agências para garantir a conformidadecom a política de viagens.ENDEREÇO ​​DA INTERNET: http://www.doa.la.gov/Pages/osp/Travel/Index.aspxTammy ToupsDiretor de viagens estadualTELEFONE (225) 342-8053 FAX (225) 342-5019email: Tammy.Toups@la.govBRENDA MYERSGERENTE de viagens estaduaisTELEFONE (225) 342-8039 FAX (225) 342-5019email: Brenda.Myers@la.govSHELITA WOODSGERENTE de viagens estaduaisTELEFONE (225) 342-6322 FAX (225) 342-5019email: Shelita.Woods@la.gov

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3POLÍTICA E MEMORANDO DE PROCEDIMENTOS 49S1501 . AUTORIZAÇÃO E BASE JURÍDICAA. De acordo com a autoridade conferida ao Comissário de Administração pela Seção 231 daTítulo 39 dos Estatutos Revistos de 1950 e de acordo com as disposições doLei de Procedimento Administrativo, RS 49: 950-968 conforme alterada, aviso é dado sobre a revisãodo Memorando de Política e Procedimentos nº 49, os regulamentos gerais de viagens do estado, em vigor em julho1, 2020. Estas alterações são de natureza técnica e substantiva e têm como objetivo esclarecercertas partes dos regulamentos anteriores ou fornecem uma administração mais eficiente de viagenspolíticas. Estes regulamentos se aplicam a todos os departamentos estaduais, conselhos e comissões criadas pelolegislatura ou ordem executiva e operando com fundos apropriados, dedicados ou autossustentáveis;Fundos federais; ou fundos gerados de qualquer outra fonte.Observe que quando as subdivisões políticas são obrigadas a seguir PPM49 para qualquer passagemdinheiro emitido pelo Estado da Louisiana, toda e qualquer aprovação necessária deve ser enviada para aautoridade investida do poder de nomeação, não ao Comissário da Administração.B. Base Legal – LRS 39: 231B “O Comissário da Administração, com a aprovação doO governador deve, por regra ou regulamento, prescrever as condições sob as quais cada uma das várias formasde transporte pode ser usado por oficiais e funcionários estaduais no desempenho das funções de seusrespectivos cargos e cargos no serviço público e as condições em que os subsídios serãoser concedido para despesas de viagem.S1502 . DEFINIÇÕESA. Para os fins deste PPM, as palavras a seguir têm o significado indicado .Provisão – valor máximo permitido para despesas de viagem durante a viagem em estado oficialo negócio.Pessoas Autorizadasuma. Conselheiros, consultores, contratados e outras pessoas que são chamadas a contribuirtempo e serviço prestado ao estado, que não são obrigados a ser reembolsados ​​por meio deum contrato para serviços profissionais, pessoais ou de consultoriab. Membros de conselhos, comissões e conselhos consultivos exigidos pelo governo federal ou estaduallegislação ou regulamentação. Níveis de subsídio de viagem para todos esses membros e qualquer equipedevem ser aqueles autorizados para funcionários públicos, a menos que licenças específicas sejamfornecido legislativamente.c. O chefe do departamento ou seu representante está autorizado a considerar as pessoas como um autorizadoviajante apenas para negócios oficiais do estado. Nota: os estudantes universitários devem serviajantes considerados autorizados serão reembolsados ​​para fins comerciais do estado.A documentação de todas as aprovações deve ser mantida em arquivo com a agência.Conferência / Convenção – Um evento (diferente de rotina) para uma finalidade e / ou objetivo específico.O evento não rotineiro pode ser definido como um seminário, conferência, convenção ou treinamento.


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4A documentação exigida é uma agenda formal, programa, carta-convite ou taxa de inscrição.A participação como fornecedor expositor em uma exposição / feira comercial também se qualifica como uma conferência. Paraum hotel para se qualificar para hospedagem de taxa de conferência, exige que o hotel esteja hospedando ou esteja em“Conjunção com o acolhimento da reunião. No caso de o hotel designado para conferências não possuir quartosdisponível, um chefe de departamento pode aprovar o pagamento do custo real do hotel para não exceder a conferênciatarifas de hospedagem para outros hotéis localizados próximos ao hotel da conferência.Conta de cobrança controlada (CBA ) – conta de crédito emitida em nome de uma agência (sem cartão de plásticoemitido). Essas contas são de responsabilidade direta do Estado e são pagas por cada agência. CBAas contas são controladas por meio de aprovador (es) autorizado (s) para fornecer um meio de compra de passagens aéreas,registro, hospedagem, aluguel de veículos, serviço de transporte pré-pago e quaisquer outras cobranças permitidasdescrito na Política de Viagem e CBA de Responsabilidade Civil do Estado de Louisiana atual. Cada departamentoO Head determina a extensão do uso da conta.Cartão de viagens corporativas – cartões de crédito emitidos em nome de funcionário do estado de Louisiana usado paradespesas específicas de viagens de negócios oficiais de alto custo. Os cartões de viagens corporativas são de responsabilidade do Estadocartões pagos por cada agência.Viagem de emergência – Cada departamento deve estabelecer procedimentos internos para autorizar viagens emsituações de emergência. A aprovação pode ser obtida após o fato do Comissário deAdministração, com documentação adequada, em circunstâncias extraordinárias quando PPM49regulamentos não podem ser seguidos, mas onde o melhor interesse do estado exige que a viagem sejaempreendido.Viajante Executivo – É o Governador do Estado da Louisiana, ele / ela deve assinar como o viajantemas faça com que seu chefe de gabinete e diretor de orçamento assinem para autorização de viagem e viagensdespesas.Estadias prolongadas – Qualquer atribuição feita por um período de 31 ou mais dias consecutivos em um localdiferente do domicílio oficial do viajante.Entidades de Ensino Superior – Entidades listadas no quadro 19 Ensino superior geralprojeto de lei de dotações.Chefe de Entidade de Ensino Superior – Presidente de uma Universidade.Viagem dentro do estado – todas as viagens dentro das fronteiras da Louisiana ou viagens pelos estados adjacentesentre pontos dentro da Louisiana quando essa é a rota mais eficiente.Viagem Internacional – Todas as viagens para destinos fora dos 50 Estados Unidos, Distrito deColumbia, Porto Rico, Ilhas Virgens dos EUA, Samoa Americana, Guam e Saipan.Tarifa aérea lógica mais baixa – A tarifa aérea lógica mais baixa é a mais barata disponível no momento dereserva sem causar transtorno de desfazer. Esses tipos de passagens aéreas não são reembolsáveis, multasingressos. As penalidades podem incluir restrições, como requisitos de compra antecipada, fim de semanaestadias, etc. Os preços aumentam à medida que os lugares são vendidos. Quando mudanças de cronograma são necessárias para o mais baixobilhetes lógicos, taxas de penalidade são adicionadas.

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5Domicílio Oficial – Todos os oficiais estaduais, funcionários e pessoas autorizadas, exceto aqueles emcessão temporária, será atribuído um domicílio oficial.1. Exceto quando fixado por lei, domicílio oficial de um dirigente ou funcionário designado para um cargoserá a freguesia em que o escritório estiver localizado. O chefe de departamento ou seu representantedeve determinar a extensão de qualquer área circundante a ser incluída, como uma região. Como umdiretriz, um raio de pelo menos 30 milhas é recomendado. O domicílio oficial de um autorizadopessoa deve ser a freguesia em que a pessoa reside, exceto quando o Chefe do Departamento temdesignado outro local (como o local de trabalho da pessoa).2. Um viajante cuja residência seja diferente do domicílio oficial de seu escritório não receberáviagens e subsistência enquanto estiver em seu domicílio oficial nem receberá reembolsopara viagens de e para sua residência.3. O domicílio oficial da pessoa situada no campo será a freguesia onde a maioria daso trabalho é executado, ou a área ou região que pode ser designada pelo chefe do departamento,desde que em todos os casos, tal designação deve ser no melhor interesse da agência e nãopara a comodidade da pessoa.4. O chefe de departamento ou seu designado pode autorizar a aprovação para um alojamento de funcionáriodespesas a serem colocadas no CBA da agência ou State LaCarte / ou Travel Card dentro de um funcionáriodomicílio com a devida justificação do motivo pelo qual isso é necessário e no melhor interesse doEstado.Viagem para fora do estado – Viagem para qualquer um dos outros 49 estados mais o Distrito de Columbia, Porto Rico,as Ilhas Virgens dos EUA, Samoa Americana, Guam e Saipan.Passaporte – um documento que identifica um indivíduo como cidadão de um país específico e atestasua identidade e capacidade de viajar livremente.Diária – Uma taxa fixa paga em vez de reembolsos de viagens apenas para pessoas em estadias prolongadas.Requisitos de recibos / documentos – A documentação de apoio, incluindo recibos originais, deveser retido de acordo com as leis de retenção de registros. Ficará a critério de cada agência paradeterminar onde os recibos / documentos serão mantidos.Viagem de rotina – Viagem necessária no desempenho de suas funções profissionais. Isso nãoincluem reuniões não rotineiras, conferências e viagens para fora do estado.Funcionário do Estado – Funcionários abaixo do nível de funcionário do Estado.Oficial Estadual –1. Funcionários eleitos do estado;2. Chefe de Departamento, conforme definido pelo Título 36 dos Estatutos Revisados ​​da Louisiana, e ocargos equivalentes no ensino superior e no cargo de funcionários eleitos.Subúrbio – Um local imediato ou adjacente (transbordamento da cidade) para as áreas de custo mais alto, queestaria a aproximadamente 30 milhas da área de custo mais alto.


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6Atribuição Temporária – Qualquer atribuição feita por um período inferior a 31 dias consecutivos emum lugar diferente do domicílio oficial.Período de viagem – um período entre a hora de partida e a hora de retorno.Rotas de viagem – A rota percorrida mais direta deve ser usada por viajantes oficiais do estado.Bolsas de estudo para viagens – Se qualquer tipo de bolsa de estudos para viagens for oferecida / recebida por um viajante estadual,é responsabilidade da agência / funcionário receber / cumprir todas as leis / requisitos éticos. VejoRS 42: 1123Viajante  Um oficial estadual, funcionário estadual ou pessoa autorizada realizando viagens autorizadas.Visto  Documento ou, mais frequentemente, carimbo no passaporte autorizando o portador a visitar umpaís para fins específicos e por um determinado período de tempo.S1503. ESPECIFICAÇÕES GERAISA. Políticas do Departamento1. Chefes de departamento podem estabelecer regulamentos de viagens dentro de suas respectivas agências, mas taisregulamentos não devem exceder as limitações máximas estabelecidas pelo Comissário deAdministração. Três cópias de tais regulamentos devem ser enviadas para revisão prévia eaprovação pelo Comissário da Administração. Uma das cópias deve destacar qualquerexceções / desvios ao PPM49.2. Os Chefes de Departamento e Agência tomarão todas as medidas necessárias para minimizar todas as viagens paracontinuar a missão do departamento.3. Todas as despesas de alto custo (passagem aérea, hospedagem, aluguel de veículos e registro) devem ser feitasno cartão de compras LaCarte, cartão de viagem ou programas CBA da agência, a menos que haja aprovação préviaé concedida pelo Comissário da Administração.4. Os Chefes de Departamento devem enviar solicitações de isenção de ano fiscal anualmente. Sem isençãopedido (s) é concedido em uma base permanente.5. Serviços de viagens contratados – O estado contratou serviços de agências de viagens, que usamé obrigatório para passagens aéreas, a menos que as isenções tenham sido concedidas pela Divisão deAdministração, Escritório de Viagem do Estado, antes de comprar passagens aéreas A viagem contratadaa agência possui um sistema de reservas online, que pode e deve ser utilizado por todos os viajantes parareserva de passagem aérea. O uso dos sistemas de reserva online pode reduzir drasticamente o custo pago porviajantes de transação e estaduais são fortemente encorajados a utilizar.6. Serviços de hotelaria contratados – O estado tem contrato de hotelaria com o HotelPlanner.Observação: os viajantes serão responsáveis ​​por cumprir a política de cancelamento do hotel, definida poro hotel no momento da reserva através do Hotel Planner. Se um viajante não cancelar uma estadia em hotel dentro deo prazo de cancelamento que for definido pelo hotel, o viajante será responsável pelos pagamentos.Sem exceções, a menos que a aprovação seja concedida pelo Comissário de Administração.


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77. Aluguel de veículos contratados – O estado tem um contrato para todos os aluguéis com base na Louisianaatravés da Enterprise Rent-A-Car, cujo uso é obrigatório. O estado tem contratos para todos osveículos de aluguel estaduais cujo uso é obrigatório. Os viajantes devem usar Hertz, Enterprise ouNacional para viagens de negócios fora do estado. Esses contratos também são aplicáveis ​​a todos osviajantes e empreiteiros.8. Quando uma agência estadual celebra um contrato com uma entidade pública de fora do estado, aentidade pública pode ter autoridade para conduzir qualquer viagem relacionada de acordo com seusregulamentos de viagens publicados.9. Autorização para Viagemuma. Todas as viagens não rotineiras devem ser autorizadas com aprovações prévias por escrito pelo chefe doo departamento, conselho ou comissão ou seu representante, de cujos fundos o viajante épago. Um arquivo deve ser mantido, pela agência, em todas as autorizações de viagem aprovadas.b. Autorizações anuais de viagem não são mais um requisito obrigatório do PPM49 paraviagens de rotina, no entanto, uma agência pode continuar a utilizar este processo se determinada aestar no melhor interesse do seu departamento e obter aprovação prévia para a rotina anualviagem. Uma autorização de viagem previamente aprovada ainda é necessária para reuniões não rotineiras,conferências e viagens para fora do estado. Nenhuma agência / universidade / conselho pode ter um cobertorautorização para viagens para fora do estado.c. O viajante executivo deve assinar como o viajante, mas ter seu chefe de equipe e diretor desinal de orçamento para autorização de viagem e despesas de viagem.B. FUNDOS PARA DESPESAS DE VIAGEM1. Pessoas que viajam em negócios oficiais irão providenciar fundos suficientes para todosdespesas de viagem de rotina não cobertas pelo Corporate Travel Card, LaCarte Purchasing Card,se aplicável, e / ou conta CBA da agência. O adiantamento de fundos para viagens deve ser feito apenaspara viagens extraordinárias e devem ser reembolsados ​​pontualmente ao enviar as despesas de viagemformulário que cobre a viagem relacionada, o mais tardar até o décimo quinto dia do mês seguinte aoconclusão da viagem.2. Isenções: o (s) adiantamento (ões) em dinheiro que atendam aos requisitos de exceção listados abaixo devem ter umrecibo original e detalhado para apoiar todas as despesas nas quais um adiantamento em dinheiro foi dado,incluindo refeições. A critério da Agência, adiantamentos em dinheiro podem ser permitidos para:uma. viajante estadual cujo salário é inferior a $ 30.000 / ano.b. viajantes estaduais que acompanham e / ou são responsáveis ​​por alunos ou atletas para grupoavanço de viagens. Nota: Neste caso e em relação às refeições, onde haja viagens em grupoavanços, uma lista com as assinaturas de cada membro do grupo junto com a quantidade defundos recebidos por cada membro do grupo, podem ser substituídos por recibos individuais. (Esteexceção não se aplica quando concedida apenas para viagens de um funcionário individual, que ésobre um grupo.)c. estaduais viajantes que acompanham e / ou são responsáveis ​​pelas viagens do cliente.d. Novo funcionário que não teve tempo de se inscrever e receber a viagem corporativa do estadocartão.e. Funcionários que viajam por períodos prolongados, definidos como um período superior a 30 ou maisdias consecutivos.


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8f. Funcionários que viajam para destinos remotos em países estrangeiros, como as selvas do Peru ouBolívia.g. Compra de hospedagem, se hotel (s) não permitirem cobrança direta ou cobrança ao CBA da agência ecujo salário é inferior a $ 30.000 / ano.h. Inscrições para seminários, conferências e convenções.Eu. Qualquer bilhete reservado por um viajante com 30 dias ou mais de antecedência e para o qual o viajante tenhacobrado, pode ser reembolsado pela agência ao viajante em uma despesa preliminarpedido de reembolso. O viajante deve apresentar o pedido com cópia da fatura oufatura. Os recibos da passagem aérea do passageiro são necessários para o reembolso.j. Funcionários que viajam com pouca frequência ou viajantes que incorrem em dinheiro significativo do próprio bolsodespesas e cujo salário seja inferior a $ 30.000 / ano.Nota : Para agências / conselhos / universidades participantes no cartão LaCarte / Travel CBAprogramas, as viagens em grupo devem ser colocadas em um dos programas do cartão. Isso nãoeliminar quaisquer aprovações que devam ser concedidas pelo Comissário de Administraçãoe / ou Office of State Travel.3. Viagens patrocinadas, conforme relacionado à Lei 200, revisada em agosto de 2018, exige o cumprimento da ÉticaFormulário de divulgação 413. É responsabilidade do viajante preencher e enviar adequadamente aoConselho de Ética no tempo necessário. O formulário pode ser baixado dehttp://ethics.la.gov/pub/CampFinan/Forms/Form413f.pdf?20190402 .4. Despesas incorridas em negócios do Estado. As despesas de viagem dos viajantes devem ser limitadas àquelesdespesas necessariamente incorridas por eles na execução de um fim público autorizado pora lei a ser executada pela agência e deve estar dentro das limitações aqui prescritas.5. CBA (CONTA COBRANCIADA CONTROLADA) emitida em nome de uma agência e paga peloagência, e pode ser usado para passagens aéreas, registro, aluguel de carros, taxas de transporte pré-pagas, hospedageme quaisquer despesas associadas ao alojamento permitidas, como taxas de estacionamento e internet. De outrosOs cartões de crédito emitidos em nome da agência estatal não devem ser usados ​​sem aprovação por escrito.6. SEM REEMBOLSO QUANDO NENHUM CUSTO INCORRIDO PELO VIAJANTE Isso inclui, masnão se limita a reembolsos por qualquer hospedagem e / ou refeições fornecidas em uma instituição estadualou outra agência estatal, ou fornecida por qualquer outra parte sem nenhum custo para o viajante. Em nenhum casoum viajante terá direito a quilometragem ou transporte quando ele / ela for transportado gratuitamente poroutra pessoa.C. RECLAMAÇÕES DE REEMBOLSO1. Todos os pedidos de reembolso de viagens devem ser apresentados no Formulário de Despesas de Viagem do Estado,BA-12, a menos que uma exceção tenha sido concedida pelo Comissário de Administração, e deveráinclua todos os detalhes fornecidos no formulário. Deve ser assinado pela pessoa que reivindicareembolso e aprovado por seu supervisor imediato. Em todos os casos, a data e horade partida e retorno ao domicílio deve ser mostrado, junto com cada destino finalao longo da viagem claramente definida no formulário. No Formulário de Autorização de Viagem do Estado GF-4, a segunda página deve ser preenchida com a discriminação das despesas de viagem estimadas.Isso é necessário para todas as viagens, não apenas para solicitar um adiantamento de viagem. Para cada viagempedido de autorização, o “objetivo da viagem” para a viagem deve ser indicado no espaço fornecidona frente do formulário.


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92. Exceto quando o custo de transporte aéreo, registro, hospedagem, aluguel de veículos, transporteserviço, e todos os outros encargos permitidos descritos na atual responsabilidade do estado de LouisianaAs políticas de viagens e CBA são faturadas diretamente para a agência ou cobradas de um cartão de responsabilidade estadual,todas e quaisquer despesas incorridas em qualquer viagem oficial deverão ser pagas pelo viajante e sua viagemformulário de despesas deve mostrar todas essas despesas em detalhes de modo que o custo total da viagem sejarefletido no formulário de despesas de viagem. Se o custo das despesas listadas acima forem pagas diretamenteou cobrado diretamente da agência / departamento, uma anotação será indicada nas despesas de viagemformulário indicando a data da viagem, destino, valor e o fato de ter sido pago peloagência / departamento. O viajante deve fornecer recibos, para todos os itens cobrados ou faturados diretamentepara a agência.3. Em todos os casos, e sob qualquer condição de viagem, o custo das refeições deve ser pago pelo viajante e reclamadono formulário de despesas de viagem para reembolso, e não cobrado do departamento de estado, a menosde outra forma autorizada pelo Chefe do Departamento ou seu representante, permitido pelo EstadoResponsabilidade por viagens, CBA e / ou Política de cartão de compras LaCarte, ou com a aprovação por escrito deEscritório de viagens do estado. Um arquivo deve ser mantido contendo todas essas aprovações especiais.4. As reclamações devem ser apresentadas no mês seguinte à viagem, mas de preferência retidas até umreembolso de pelo menos $ 25,00 é devido. Os Chefes de Departamento, a seu critério, podem fazer oEnvio de 30 dias obrigatório para todo o departamento.5. Qualquer pessoa que apresentar uma reclamação de acordo com estes regulamentos e que intencionalmente fizer esubscreve qualquer reclamação que ele / ela não acredita ser verdadeira e correta quanto a todo o materialquestão, ou quem intencionalmente ajuda ou auxilia, ou adquire, aconselha ou aconselha a preparação dea apresentação de uma reclamação, que seja fraudulenta ou falsa quanto a qualquer assunto material, será culpadade má conduta oficial. Quem deve receber um abono ou reembolso por meio de uma falsa reclamação estará sujeita a ação disciplinar, bem como será criminal e civilmente responsáveldentro das disposições da lei estadual.6. As agências são obrigadas a reembolsar as viagens de maneira expedita. Em nenhum casoos reembolsos requerem mais de trinta (30) dias para serem processados ​​a partir do recebimento dedocumentação de viagem.S1504. MÉTODOS DE TRANSPORTEA. Transporte econômicoO método de transporte mais econômico que cumprirá o propósito da viagemdeve ser selecionado. Entre os fatores a serem considerados devem estar o tempo de viagem,salário, custo de operação de um veículo, custo e disponibilidade de serviços de transportadora comum, etc.A transportadora comum deve ser usada para viagens para fora do estado, a menos que seja documentado que a utilização deoutro método de viagem é mais econômico ou prático e aprovado de acordo com estesregulamentos.B. Ar1. Aviões particulares ou fretados – Antes da viagem em aeronaves particulares ou fretadasé autorizado para viagens individuais por um chefe de departamento, o viajante deve certificar que: (1) empelo menos duas horas de trabalho serão economizadas por tais viagens; e (2) nenhuma outra forma detransportes, como viagens aéreas comerciais ou um avião estatal, servirão para o mesmo propósito.uma. O fretamento de uma aeronave privada deve estar de acordo com o Código de Aquisições.


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10b. Reembolso pelo uso de uma aeronave privada fretada ou não fretada sob oas diretrizes acima serão feitas da seguinte forma:Eu. À taxa de US $ 1,27 centavos por milha; ouii. No menor preço da passagem aérea econômica.Se houver, circunstâncias atenuantes que exigem reembolso para outros que não os listados acima,a aprovação deve ser concedida pelo Comissário da Administração.c. Quando os serviços comuns da operadora não estão disponíveis e o tempo é escasso, viaje pelo estadoa aeronave deve ser investigada e tal investigação deve ser documentada e prontamentedisponíveis nos arquivos de reembolso de viagens do departamento. A utilização ideal será aresponsabilidade do chefe de departamento.2. Linhas aéreas comerciais – (são necessários recibos) Todos os viajantes estaduais devem fazer compras comerciaispassagens aéreas por meio de agência de viagens contratada pelo estado. Este requisito é obrigatório, a menos quea aprovação é concedida pelo Office of State Travel. (Caso os viajantes busquem aprovação para irfora da agência de viagens, eles devem enviar sua solicitação por meio do programa de viagens da agênciaadministrador, que determinará se o pedido deve ser submetido ao Escritório de EstadoViagem).Embora os empreiteiros estaduais não sejam obrigados a usar a agência de viagens contratada pelo estado quandocompra de passagem aérea, caberá à agência monitorar o custo garantindo que oo (s) empreiteiro (s) estão comprando a tarifa aérea mais barata e lógica.O Estado sempre apóia a compra da passagem de “melhor valor”. Portanto, uma vez que todas as taxas sãorecebido, o viajante deve comparar o custo e as opções para determinar qual tarifa seria o“Passagem de melhor valor” para a viagem. Para fazer essa determinação, o viajante deve fazer a pergunta:Existe a possibilidade de meu itinerário mudar ou ser cancelado? Dependendo da resposta,o viajante deve determinar se os custos associados à mudança de um bilhete não reembolsável,normalmente cerca de $ 200 ainda seria o melhor valor.Outro fator, para auxiliar o agente de viagens a procurar a tarifa mais baixa, é avisar o agente seo viajante é flexível em datas ou horários de viagem. Informando, o agente de viagens de sua“Janela de tempo” para a sua saída e regresso irá ajudá-los a procurar o melhor preço.uma. Os viajantes devem buscar passagens aéreas permitindo um amplo prazo de entrega antes da data de partida.O prazo de entrega deve ser de cerca de (10) dez a (14) quatorze dias antes das datas da viagem paragarantir que as tarifas mais baixas estejam disponíveis.b. NOTA: O CUSTO DE UM ASSENTO PREFERIDO OU PREMIUM NÃO ÉREIMBURSABLE. Para evitar essas cobranças ou evitar ser colidido, o viajante devefaça o check-in o mais cedo possível. O viajante deve fazer o check-in online 24 horas antes do vooou check-in no aeroporto várias horas antes da partida para obter a designação do assento.Esteja ciente de que é uma política estrita da companhia aérea que um viajante deve fazer o check-in, no mínimo,antes de 30 minutos antes da partida. As companhias aéreas são muito rígidas quanto a esta política. Regras da companhia aéreanormalmente afirmam que se você não chegar pelo menos 30 minutos antes do horário de partida,você pode perder sua reserva. Quanto mais cedo você chegar ao portão, aumentam as chancesde manter sua reserva original e garantia de um assento no voo adquirido.


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11c. As viagens aéreas comerciais não serão reembolsadas em excesso da tarifa aérea lógica mais baixa quando houverfoi determinado como o melhor valor (recibos necessários). A diferença entretarifas de classe econômica / econômica e tarifas de primeira classe ou executiva serão pagas pelo viajante.Atualizações às custas do Estado NÃO são permitidas, sem a aprovação prévia doComissário da Administração. Se o espaço não estiver disponível em menos de primeira classe ou classe executivaacomodações aéreas a tempo de realizar o propósito da viagem, o viajante garantirácertificação da companhia aérea ou agência de viagens contratada indicando esse fato. oé necessária certificação para reembolso de viagens.d. A política em relação às penalidades de passagens aéreas é que o estado pagará pela passagem aérea e / ou multaincorridos por uma mudança de planos ou cancelamento quando a mudança ou cancelamento é necessáriopelo Estado ou outras situações inevitáveis ​​aprovadas pelo Chefe de Departamento da agência.A justificativa para a alteração ou cancelamento pelo chefe do departamento do viajante é exigida emo formulário de despesas de viagem.e. Quando um segmento de voo internacional tem mais de 10 horas de duração, o estado permitiráa taxa da classe executiva não deve exceder 10% da taxa de ônibus. O itinerário do viajantefornecido pela agência de viagens deve documentar o segmento de voo como mais de 10 horas edeve ser anexado ao formulário de despesas de viagem.f. Uma passagem aérea perdida é de responsabilidade da pessoa para quem a passagem foi emitida. oA taxa da companhia aérea de busca e reembolso de passagens perdidas será cobrada do viajante. odiferença entre o valor pré-pago e o valor reembolsado pelas companhias aéreas deve serpago pelo funcionário.g. O viajante deve usar a tarifa aérea lógica mais baixa, seja o avião um hélice ou um jato.h. Os funcionários podem reter pontos de recompensa de hotel e milhas de passageiro frequente ganhas no estado oficialviagens, a menos que uma agência considere os pontos como propriedade do estado. No entanto, se um funcionáriofaz planos de viagem que favoreçam uma companhia aérea / fornecedor preferencial para receber essa recompensapontos e isso contorna a compra do meio mais econômico de viajar, eles estão emviolação desta política de viagens. Custos para viagens sujeitas a esta violação sãonão reembolsável.Eu. Ao fazer uma reserva de avião para uma conferência, informe ao agente de viagens queas companhias aéreas foram designadas como a transportadora oficial da conferência. Em muitos casos,o formulário de inscrição na conferência especifica que certas companhias aéreas foram designadas comotransportadora oficial oferecendo taxas de desconto, se disponíveis. Em caso afirmativo, fornecendo esta informação ao nossoa agência contratada pode resultar na garantia dessa tarifa para sua viagem.j. Os bilhetes que não são usados ​​por um viajante devem ser sempre monitorados pelo viajante e peloagência. O viajante deve garantir que qualquer ingresso não utilizado seja considerado ao planejar o futuroorganização de viagens. Algumas companhias aéreas têm uma política que permitiria uma mudança de nomea outro funcionário da agência. Uma visão das últimas políticas da companhia aérea sobrebilhetes não utilizados estão disponíveis no site do State Travel Officek. http://www.doa.la.gov/Pages/osp/Travel/af-index.aspx .Em última análise, é responsabilidade do viajante determinar, mediante notificação inicial de umpassagem não utilizada e, a partir de então, a cada 30 dias, se o viajante for utilizar a passagem não utilizada

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12bilhete. Se for determinado que o bilhete não será utilizado antes do vencimento e houverpossibilidade de transferência do bilhete, o viajante deve avisar imediatamente a agência de viagensadministrador que o tíquete está disponível para uso por outro funcionário, seção ou agência.O administrador de viagens deve então agir em conformidade.Além disso, o Chefe do Departamento, pelo menos três meses antes do vencimento, devereveja todas as passagens aéreas não utilizadas para determinar, com base na justificativa do viajante, seo reembolso do viajante deve ser feito à agência no valor do não utilizadobilhete. Todos os arquivos devem ser devidamente documentados.Isso pode ser realizado com o relatório de tíquetes não utilizados enviado para cada programa da agênciaadministrador mensalmente da agência de viagens contratada. Este relatório em conjuntocom notificações de funcionários ao reservar outros voos e notificações de e-mail de funcionáriosa cada 120, 90, 60, 30 e 14 dias antes da expiração do bilhete deve ser mais do que suficientepara reduzir a perda de passagens aéreas reutilizáveis.C. Veículo motorizadoNenhum veículo pode ser operado em violação das leis estaduais ou locais. Nenhum viajante pode operar um veículosem ter em sua posse uma carteira de motorista americana válida. Devem ser utilizadas restrições de segurançapelo motorista e passageiros dos veículos. Todos os acidentes, maiores ou menores, devem ser relatados primeiro parao departamento de polícia local ou agência de aplicação da lei apropriada. Além disso, um relatório de acidenteformulário, disponível no Office of Risk Management (ORM) da Divisão de Administraçãodeve ser preenchido o mais rápido possível e deve ser devolvido ao ORM, juntamente com os nomes eendereços de principais e testemunhas.Qualquer dúvida sobre isso deve ser dirigida ao Escritório de Gestão de Risco da Divisãode administração. Esses relatórios devem ser, além de relatar o acidente ao Departamentode Segurança Pública conforme exigido por lei.Operar um veículo de propriedade do Estado, veículo alugado pelo Estado ou veículo alugado pelo Estado ou operar um veículo nãoveículo estatal para negócios enquanto intoxicado conforme estabelecido na RS 14:98 e 14: 98.1 é estritamenteproibido, não autorizado, e violar expressamente os termos e condições de uso do referido veículo.No caso de tal operação resultar na condenação do funcionário, pleiteando nolo contenderepara, ou se declarando culpado de, dirigir embriagado sob RS 14:98 ou 14: 98.1, tal seriaconstituem evidência do funcionário:1. Violar os termos e condições de uso do referido veículo2. Violar a direção de seu empregador, e3. Atuação além do curso e escopo de seu vínculo empregatício com o Estado da Louisiana.O uso pessoal de um veículo estatal, alugado ou alugado pelo Estado não é permitido.Nenhuma pessoa pode ser autorizada a operar ou viajar em um veículo estatal ou alugado, a menos quepessoa é um oficial estadual classificado ou não ou funcionário do Estado da Louisiana; qualquer devidamentemembro nomeado de um conselho estadual, comissão ou conselho consultivo; ou qualquer outra pessoa que tenharecebeu aprovação específica, e é considerado um viajante autorizado, em nome do Estado, deo Chefe de Departamento ou seu representante para operar ou viajar no veículo em negócios oficiais do estadosó. Deve ser mantido um arquivo contendo todas essas aprovações.


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13Qualquer pessoa que não seja funcionário público oficial, conforme definido acima, deve assinar umFormulário de Reconhecimento de Funcionários Não Estatais Utilizando Veículos do Estado, localizado no Escritório deSite da State Travel, http://www.doa.la.gov/osp/Travel/forms/nse-acknowledgement.pdf anteriora circular ou conduzir um veículo estatal ou um veículo alugado em nome do Estado. Cada agênciaé responsável por garantir que isso, juntamente com quaisquer outros documentos e requisitos necessáriossão preenchidos e fazem parte do arquivo de viagem antes das datas da viagem.Os alunos não empregados pelo Estado não devem ser autorizados a dirigir veículos estatais ou alugadospara uso em negócios oficiais do estado. Um aluno pode ser considerado um “viajante autorizado” em nomedo Estado pelo Chefe do Departamento ou seu representante. Um viajante autorizado pode ser reembolsadopara suas despesas de viagem. O Reconhecimento de Funcionários Não Estatais Utilizando Veículos Estataisforma reconhecendo o fato de que o estado não assume qualquer responsabilidade por qualquer perda, lesão ou morteresultante da referida viagem deve ser assinada como parte do processo de aprovação. Um arquivo deve ser mantidocontendo todas essas aprovações.Pessoas que operam uma locação de propriedade do estado ou veículo pessoal em negócios oficiais do estado seriamtotalmente responsável por todas as infrações de trânsito, direção e estacionamento recebidas. Isso nãoincluem violações de veículos estatais ou de aluguel, ou seja, adesivo de inspeção, conforme o estado e / ou aluguela empresa seria responsável por qualquer custo associado a esses tipos de violações.1. Veículos do Estadouma. Viajantes em automóveis estatais que compram combustível, consertos e equipamentos necessáriosdurante a viagem, o status deve fazer uso de todas as permissões de desconto da frota e grande parte do estadocontratos de compra quando aplicável. Reembolsos exigem recibo e apenas regularesDeve-se usar gasolina sem chumbo ou diesel quando aplicável. Isso se aplica a ambos os estadosveículos próprios e veículos de aluguel, como gasolina de classe média, super, plus ou premium não énecessário. Se o viajante utilizar algo diferente de gasolina sem chumbo normal, a menos que um veículorequer diesel, ou qualquer outro tipo obrigatório do fabricante, sem justificativa e préviaaprovação do chefe do departamento da agência, o viajante deve reembolsar a agênciadiferença entre o que foi pago e a tarifa média da gasolina no estado. Cadaagência / departamento deve se familiarizar com a existência do (s) contrato (s) de combustível / reparo,termos e condições, bem como localizações de fornecedores.b. Veículos estatais podem ser usados ​​para viagens para fora do estado somente com a permissão doO chefe de departamento foi informado antes da partida. Se um veículo estatal for usadoviajar para um destino a mais de 500 milhas de seu local usual, documentação queeste é o meio mais econômico de viajar que deve estar prontamente disponível noarquivos de reembolso de viagens do departamento. Quando o uso de um veículo estatal foiaprovado pelo Chefe do Departamento para viagens para fora do estado para a conveniência do viajante; ao viajante é pessoalmente responsável por qualquer outra despesa no trajeto de ida e volta para suadestino, que inclui alimentação e hospedagem. Se for um viajante, a pedido dodepartamento, é solicitado a levar seu veículo de propriedade pessoalmente para fora do estado para uma finalidadeque irá beneficiar a agência, então o chefe de departamento pode, em uma base caso a casodeterminar o pagamento de um viajante por todas / parte das despesas de viagem durante a rota.c. Pessoas não autorizadas não devem ser transportadas em veículos estatais. Aprovação de exceçõesa esta política pode ser feita pelo Chefe do Departamento se ele determinar que o não autorizadopessoa faz parte dos negócios oficiais do estado e o melhor interesse do estado será atendido


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14e o passageiro (ou tutor do passageiro) assina um Reconhecimento de Não EstatalFuncionários que utilizam veículos do estado, reconhecendo o fato de que o estado não assumeresponsabilidade por qualquer perda, lesão ou morte resultante de tal viagem.d. Se um veículo estadual for necessário / solicitado para ser levado à casa de um viajante estadualdurante a noite, a agência / viajante deve garantir que está de acordo com os requisitosdescrito em RS 39: 361-364.2. Veículos de propriedade pessoaluma. Quando duas ou mais pessoas viajam no mesmo veículo de propriedade pessoal, apenas uma cobrançaserá permitido para as despesas do veículo. A pessoa que solicita o reembolso deverelatar os nomes dos outros passageiros.b. A critério do chefe do departamento ou de seu representante, milhagem de ida e volta ao (s) aeroporto (s)pode ser permitido enquanto em negócios oficiais do estado. Esta aprovação pode incluir reembolsopara um funcionário que está sendo deixado e / ou buscado em aeroportos. Reembolsonão pode exceder um máximo de 99 milhas por viagem de ida e volta e / ou dia a uma taxa de 0,57 centavos pormilha. Reembolsos de milhas de veículos pessoais exigem uma leitura do hodômetro ou sitecalculadora de quilometragem.c. Uma franquia de milhagem deve ser autorizada para viajantes aprovados para uso de propriedade pessoalveículos durante a condução de negócios oficiais do estado. A milhagem pode ser reembolsada em no máximode 57 centavos por milha, com base em endereços físicos reais e de acordo com oSegue:Para viagens de negócios oficiais no estado:➢ O funcionário deve utilizar um veículo estadual, quando disponível➢ O empregado pode alugar um veículo do contrato estadual interno Enterprise Rent-A-Car, se um veículo estatal não estiver disponível e a viagem exceder 100 milhas; ou➢ Se um funcionário escolher para nós seu veículo pessoal, o reembolso não podeexceder um máximo de 99 milhas por viagem de ida e volta e / ou dia (ou o retorno paradomicílio) a 0,57 centavos por milha.Observe que a milhagem é aplicável para viagens de ida e volta (vários dias) e / ouida e volta (um dia).➢ Exemplos1. Se alguém sai de Baton Rouge, viaja para New Orleans e retorna aquelemesmo dia, eles têm direito a 99 milhas no máximo para aquela viagem de um dia se elesescolhem dirigir seu veículo pessoal.2. Se alguém sai de Baton Rouge, viaja para New Orleans e retorna doisdias depois, eles têm direito a 99 milhas no máximo para toda a “viagem” seeles escolhem dirigir seu veículo pessoal.3. Se alguém deixa Baton Rouge, viaja para New Orleans e depois segue paraLafayette, Shreveport, Monroe e retorna ao escritório quatro dias depois,eles têm direito a no máximo 99 milhas para toda a “viagem”, se escolherempara dirigir seu veículo pessoal.d.A milhagem será calculada por uma das seguintes opções:1. Com base nas leituras do hodômetro do ponto de origem ao ponto de retorno.2. Usando uma calculadora de milhagem do site ou um pacote de software publicado paracalcular a milhagem, como Tripmaker, How Far Is It, MapQuest, etc.


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15O funcionário deve imprimir a página indicando um endereço físico, quilometragem e anexocom seu formulário de despesas de viagem.e. Um funcionário nunca receberá nenhum benefício por não morar em seu domicílio oficial.No cálculo da milhagem reembolsável, enquanto o funcionário está em viagem oficial do estadostatus, para um destino de viagem autorizado da residência de um funcionário fora dodomicílio oficial, o funcionário deve sempre reclamar a menor das milhas de suadomicílio oficial ou de sua residência. Se um funcionário sair em um dia de folgaou sair significativamente antes ou depois do horário de trabalho, o Chefe do Departamento podedeterminar o pagamento da milhagem real da residência do funcionário, não excedendo ummáximo de 99 milhas por viagem de ida e volta e / ou dia a 0,57 centavos por milha. Veja exemplos,Seção C.2.c.f. O chefe do departamento ou seu representante pode aprovar uma autorização para rotinaviagens de funcionário que deve se deslocar no desempenho de suas funções; istopode incluir viagem domiciliar, se tal for uma parte regular e necessária dadeveres, mas não para comparecimento a reuniões infrequentes ou irregulares, etc. dentro da cidadelimites onde seu escritório está localizado, o funcionário pode ser reembolsado apenas pelas milhasnão deve exceder um máximo de 99 milhas por viagem de ida e volta e / ou dia em 57 centavos por milha.Veja exemplos, Seção C.2.c.g. Os reembolsos serão permitidos na base de 0,57 centavos por milha, não excedendo ummáximo de 99 milhas por viagem de ida e volta e / ou dia, para viajar entre umtransportadora / terminal e o ponto de partida dos funcionários, ou seja, casa, escritório, etc.,o que for apropriado e no melhor interesse do estado. Veja exemplos, SeçãoC.2.c.h. Quando o uso de um veículo particular foi aprovado pelo Chefe de Departamentopara viagens para fora do estado para a conveniência do viajante, o viajante será reembolsadopara milhagem com base em 0,57 centavos por milha apenas, não deve exceder um máximo de 99milhas por viagem de ida e volta e / ou dia. Se houver aprovação prévia para reembolso de milhagem realé solicitado e concedido pelo Comissário de Administração, o custo total daO reembolso de milhas nunca pode exceder o custo de um veículo alugado ou o custo deviagem usando a tarifa aérea lógica mais baixa, obtida pelo menos 14 dias antes da viagemdata de partida, a que for menor das duas. O reembolso serialimitado a uma cotação de passagem aérea lógica mais baixa ou um aluguel de veículo, não o número depessoas viajando no veículo. O viajante é pessoalmente responsável por qualquer outrodespesas de ida e volta ao destino, incluindo alimentação e hospedagem. E seum viajante, a pedido do departamento, é convidado a levar sua propriedade pessoalveículo fora do estado para uma finalidade que beneficiará a agência e, em seguida, o DepartamentoO chefe pode, em uma base caso a caso, determinar o pagamento de um viajante por todo / parte da rotadespesas de viagem, no entanto, o reembolso de milhas acima de 99 milhas ainda exigiriaaprovação prévia do Comissário da Administração. Neste caso, uma vez antesa aprovação é obtida do Comissário de Administração para exceder 99 milhas,e então o chefe do departamento pode autorizar o reembolso das milhas reais. Arquivodeve ser justificado em conformidade.Eu. Quando um viajante é obrigado a usar regularmente seu veículo de propriedade pessoal paraatividades da agência, o chefe da agência pode solicitar autorização prévia do


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16Comissário da Administração para um subsídio de quantia única para transporte oureembolso de transporte (milhagem). O pedido de subsídio de quantia única deve seracompanhado por um relato detalhado da viagem de rotina, listando a milhagem exata para cada umrota e justificativa porque um veículo alugado não é viável. Viagens diversas devemser justificado por pelo menos um histórico de viagens de três meses para incluir um registro de milhagem completopara todas as viagens realizadas, mostrando todos os pontos viajados de ou para e a milhagem exata.O pedido de subsídio de quantia única deve ser concedido por períodos não superiores a umaano. Deve ser mantido um arquivo centralizado contendo todas as aprovações.QUANDO ALGUÉM RECEBER UMA MENSAGEM DE VEÍCULO OU UMPERMISSÃO DE SOMA DE LUMP, ELES NÃO DEVEM PEDIR OU SER REEMBOLSADOSPARA MILHAS, COMBUSTÍVEL OU ALUGUEL DE VEÍCULOS, PODE SER PERMITIDO O ALUGUELSOMENTE AO VOAR PARA FORA DO ESTADO.j. Em todos os casos, o viajante deverá pagar todas as despesas operacionais de seuveículo, incluindo combustível, reparos e seguro.k. As únicas isenções que não exigiriam o prévio conhecimento do Comissário de Administraçãoas aprovações para milhagem real superior a 99 milhas são:1. Membros de conselhos e comissões, não pessoal de administração / escritório.2. Alunos que estão viajando com uma bolsa, bolsa de estudos e qualquer outra ocasião em que oO uso do veículo pessoal pelo aluno é o melhor e / ou único meio de transporte disponível.Embora a aprovação do Comissário não seja necessária, a aprovação do Chefe de Departamento ainda érequeridos.1. Veículos motorizados alugados (recibos obrigatórios)Qualquer veículo alugado não coberto pelos contratos estaduais ou externos do estado deve ser licitado emde acordo com as regras e regulamentos de compra adequados. O estado tem contrato para todos os veículosaluguéis baseados em Louisiana por meio da Enterprise Rent-A-Car, cujo uso é obrigatório paraviagem de negócios. Este contrato também se aplica a todos os viajantes autorizados e contratados.O estado tem contratos de aluguel de veículos fora do estado. Os viajantes devem usar Hertz, Enterprise-Rent-A-Car ou National cujo uso é obrigatório para viagens de negócios. Esses contratos sãoaplicável a todos os viajantes autorizados e contratados.uma. Locação de veículos no estado – o estado contratou todas as locações com base na Louisianaatravés da Enterprise Rent-A-Car’s. Contrato de Locação de Motor Pool do Estado, cujo uso éobrigatório, para viagens de negócios que se aplicam a todos os funcionários do Estado da Louisiana e / ouviajantes autorizados, contratados, etc. viajando a negócios oficiais do estado.Um veículo alugado deve ser usado, se um veículo estatal não estiver disponível, para todas as viagens99 milhas. Todas as isenções devem ser solicitadas e concedidas pelo Comissário deAdministração para quaisquer reembolsos que excedam 99 milhas antes da viagem.Os pedidos de isenção devem ser acompanhados de uma explicação detalhada sobre o motivo do aluguel sernão é viável. Se uma isenção do programa for concedida pelo Comissário de

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17Administração conforme declarado acima, o funcionário não será obrigado a alugar um veículoe pode receber reembolso de milhas reais de até 0,57 centavos por milha.Todos os empreiteiros estaduais, que celebraram um contrato com o Estado da Louisiana em ouapós 1 de março de 2013, e cujos contratos são obrigados a seguir PPM49 para viagensreembolsos, devem utilizar contratos obrigatórios dentro e fora do estado concedidospelo Estado.Embora as isenções possam ser concedidas pelo Comissário de Administração, todos devemaderir à taxa de reembolso de milhagem atual de não mais do que 0,57 centavos por milha.A única isenção que não exigiria a presença prévia do Comissário de Administraçãoaprovação para reembolso de mais de 99 milhas e recebimento de milhagem realos reembolsos são para membros do conselho e comissões, não para administração / escritóriopessoal, e para alunos que estão viajando com uma bolsa, bolsa de estudos ou qualquer outroocasião em que o uso do veículo pessoal é o melhor e / ou único meio de transporteacessível. A aprovação do chefe de departamento é necessária. Membros do conselho e da comissão podemreceba reembolso de milhagem real de no máximo. 57 centavos por milha.Para viagens de 100 milhas ou mais, qualquer funcionário e / ou viajante autorizado, deve usar um estadoveículo próprio ou veículo alugado da Enterprise Rent-A-Car State Motor Pool RentalContrato, quando um veículo estatal não estiver disponível. Para viagens de menos de 100 milhas, os funcionáriosdeve utilizar um veículo estadual quando disponível, utilizar seu próprio veículo e receber quilometragemo reembolso não deve exceder um máximo de 99 milhas por viagem de ida e volta e / ou dia em 57 centavospor milha ou pode alugar um veículo da State Motor Pool Rental da Enterprise Rent-A CarContrato.As reservas não devem ser feitas em um local do aeroporto para viagens de rotina diária, pois issoadicione custos desnecessários às suas despesas de aluguel. Um funcionário deve comprar gasolina como Cartão de Combustível do Estado ou qualquer outro cartão de crédito aprovado a um custo razoável de um localposto de gasolina antes de devolver o aluguel. Opções de combustível pré-pago ou substituição denão são permitidas gasolina, de qualquer forma, da locadora, para veículos locados. E seo viajante utiliza quaisquer opções ou programas de gasolina que permitem às locadoras de veículossubstitua a gasolina; ou usa qualquer coisa diferente de gasolina sem chumbo normal , a menos que um veículorequer diesel ou qualquer outro tipo exigido pelo fabricante, sem justificativa e préviaaprovação do chefe do departamento da agência, o viajante deve reembolsar a agênciadiferença entre o que foi pago e a tarifa média da gasolina no estado. Cadaagência / departamento deve se familiarizar com a existência de combustível / reparo do estadocontrato (s), termos e condições, bem como localizações de fornecedores.b. Pagamentos – Os aluguéis por meio do Contrato de Locação do Motor Pool no estado devem ser feitos usandoo cartão de compra “LaCarte”, uma conta CBA de uma agência, uma empresa estatal de funcionáriocartão de viagem ou por fatura direta na agência. Esta será uma decisão da agência quanto ao formuláriode pagamento escolhido. Se o faturamento direto for escolhido, a agência deve configurar as informações de faturamento da contacom a Enterprise. Uma conta pode ser estabelecida entrando em contato com Joseph Rosenfeld em225-445-7250, joseph.g.rosenfeld@ehi.com .c. Locação de veículos fora do estado – O estado contratou veículos para locação de veículos domésticos,e viagens para fora do estado, exceto Louisiana e viagens internacionais, utilizando o estado de

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18Contratos fora do estado da Louisiana, cujo uso é obrigatório . Todo o estado da Louisianafuncionários e / ou viajantes autorizados, os contratados são obrigados a usar esses contratosdevido ao preço excepcional, que inclui CDW (Collision Damage Waiver) e umseguro de responsabilidade civil de milhões de dólares. Fornecedores participantes de fora do estado da Louisianaincluem Enterprise Rent-A-Car, National Car Rental e Hertz Car Rental Corporation. istofica a critério do viajante qual locadora será utilizada.Todos os empreiteiros estaduais, que celebraram um contrato com o Estado da Louisiana em ouapós 1 de março de 2013, e cujos contratos são obrigados a seguir PPM49 para viagensreembolsos, são obrigados a utilizar contratos obrigatórios dentro e fora do estadoconcedida pelo Estado.Embora as isenções possam ser concedidas pelo Comissário de Administração, todos devemaderir à taxa de reembolso de milhagem atual de não mais do que 0,57 centavos por milha.A única isenção que não exigiria do Comissário da Administraçãoaprovação para reembolso de mais de 99 milhas e recebimento de milhagem realreembolsos são para alunos que estão viajando com uma bolsa, bolsa de estudos ou qualquer outroocasião em que o uso do veículo pessoal é o melhor e / ou único meio de transporte.A aprovação do chefe de departamento é necessária.d. Pagamentos – Os aluguéis feitos por meio do Contrato Fora do Estado da Louisiana serãofeito com o cartão de compra “LaCarte”, uma conta CBA de uma agência, um estado de funcionáriocartão de viagens corporativas ou por cobrança direta na agência. Esta será uma decisão da agência quanto aa forma de pagamento escolhida. Se uma conta de cobrança direta for escolhida para Enterprise e National,você pode entrar em contato com Joseph Rosenfeld em 225-445-7250, joseph.g.rosenfeld@ehi.com e paraHertz, você pode entrar em contato com Tami Vetter em 225-303-5973, tvetter@hertz.come. Aprovações – aprovação por escrito do chefe do departamento ou seu representante antes dea saída é obrigatória para a locação de veículos, porém, se a sua agência optar, a aprovaçãopode ser feito anualmente se os deveres exigirem aluguéis frequentes. Aprovação especial éexigido, do Chefe de Departamento ou seu representante, para o aluguel de qualquer veículo nocategoria de tamanho completo e acima. O arquivo deve incluir a justificativa adequadaf. Tamanho do veículo alugado – Apenas o custo de um modelo compacto ou padrão / intermediário éreembolsável, a menos que:1. A indisponibilidade é documentada; ou2. O veículo será utilizado para transportar mais de duas pessoas.Nota: Quando um veículo maior é necessário conforme indicado no número 1 acima ou um veículo maioré necessário devido ao número de pessoas a serem transportadas, o veículo deve seratualizado apenas para o próximo menor tamanho e menor preço necessário para acomodar onúmero de pessoas viajando.Um chefe de departamento ou seu representante pode, caso a caso, autorizar um maiorveículo dimensionado desde que a justificativa detalhada seja feita no arquivo do funcionário. Tala justificativa pode incluir, mas não está limitada a, requisitos médicos específicos quandoapoiado por recomendação de um médico.


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19g. Uso pessoal de aluguel – Uso pessoal de um veículo alugado, quando alugado por estado oficialnegócio, não é permitido.h. Gasolina (recibos exigidos) – Reembolsos exigem recibo original e apenasdeve ser usada gasolina normal sem chumbo ou diesel quando aplicável. Isso se aplica a ambosveículos de propriedade estatal e veículos de aluguel, como gasolina média, super, plus ou premium énão é necessário.Um funcionário deve comprar gasolina de um posto de gasolina local antes de devolver oaluguel. Opções de Combustível Pré-pago ou reposição de gasolina, de qualquer forma, desde o aluguelempresa, para veículos de aluguel, não são permitidos. Se o viajante utilizar qualquer opção de gasolina ouprogramas que permitem às locadoras de veículos substituir a gasolina; ou usa qualquer outra coisado que a gasolina normal sem chumbo , a menos que o veículo exija diesel ou qualquer outro fabricantegrau obrigatório, sem justificativa e aprovação prévia do Departamento de AgênciasChefe, o viajante deve reembolsar à agência a diferença entre o que foi pago e otaxa média de gasolina do estado. Cada agência / departamento deve se familiarizar com oexistência de contrato (s) de combustível / reparo, termos e condições, bem como localização de fornecedores.Eu. Seguro para aluguel de veículos nos 50 Estados Unidos : seguro cobrado pelo aluguel de automóveisempresas não é reembolsável. Todas as coberturas de seguro para veículos de aluguel, exceto oOs contratos obrigatórios dentro e fora do estado são fornecidos pelo Escritório de RiscoGestão. Caso ocorra uma colisão durante uma operação oficial do estado, o acidente deveser imediatamente comunicado ao Escritório de Gestão de Riscos e locadora.Qualquer dano envolvendo terceiros deve ser relatado à entidade competente para aplicação da leipara ter um relatório policial gerado.O seguro CDW / Isenção de Danos e a Cobertura de Proteção de Responsabilidade de $ 1 milhão estão incluídosnos preços dos contratos de aluguel dentro e fora do estado.Nota: Chaves perdidas e serviços de desbloqueio de portas de carros para veículos alugados não estão cobertosa política de isenção de danos e são muito caros. A agência deve estabelecer um internoprocedimento relativo à responsabilidade de custas.NENHUM OUTRO SEGURO SERÁ REEMBOLSADO QUANDO ALUGUEL, EXCETOAO ALUGAR FORA DOS 50 ESTADOS UNIDOS, VER A SEÇÃO 1504. C.3.j.Não deve haver nenhuma outra cobrança adicionada ao preço base, a menos que o viajante reserve oveículo em um local do aeroporto (o que NÃO é permitido para viagens de rotina diária, a menos que antesaprovação do Comissário do Administrador). Os valores reembolsáveis ​​seriam entãoapresentado no final da viagem em um formulário de despesas de viagem.j. Seguro para aluguel de veículos fora dos 50 Estados Unidos (recibos obrigatórios) OEscritório de gestão de risco (ORM) recomenda que o seguro apropriado (responsabilidadee danos físicos) fornecidos através da locadora de veículos for adquirida quando oviajante está alugando um veículo fora dos 50 Estados Unidos. Com a aprovação doOs custos de seguro exigidos pelo Chefe de Departamento ou seu designado podem ser reembolsados ​​para viagensfora dos 50 Estados Unidos apenas.


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20uma. A seguir estão os pacotes de seguros disponíveis por locadoras de veículos que sãoreembolsável:Eu. Dispensa de danos por colisão (CDW) – caso ocorra uma colisão durante a oficialempresa estatal, o custo da franquia deve ser pago pelo viajante eenviar um reembolso reivindicado em um formulário de despesas de viagem. O acidente deveriatambém ser reportado ao Escritório de Gestão de Riscos.ii. Isenção de responsabilidade por perdas e danos (LDW)iii. Proteção de reboque automático (ATP) * aprovação do chefe de departamento.iv. Seguro de Responsabilidade Complementar (SLI) * se exigido pela locadora.v. Proteção contra roubo e / ou super roubo (cobertura de conteúdo perdido durante um roubo ouincêndio), * se exigido pela locadora.vi. Cobertura do veículo para tentativa de roubo ou dano parcial devido a incêndio, * se necessáriopela locadora de veículos.b. A seguir estão alguns dos pacotes de seguros disponíveis para veículos alugadosempresas que não são reembolsáveis.Eu.Seguro de Cobertura de Acidentes Pessoais (PAC).ii.Proteção de emergência contra doenças (ESP).k. Equipamento de navegação (sistema GPS) alugado, não comprado, de uma locadora de automóveis,só pode ser reembolsado se um funcionário justificar a necessidade de tal equipamento e comaprovação prévia do Chefe de Departamento ou seu representante.D. Transporte Terrestre PúblicoO custo do transporte público terrestre, como ônibus, metrô, transporte para o aeroporto / limusines eos táxis são reembolsáveis ​​quando as despesas são incorridas como parte da viagem aprovada pelo estado. Ver reciborequisitos abaixo.Transporte público de e para o aeroporto, enquanto em negócios oficiais do estado, pode ser reembolsadocom um recibo.Se estiver utilizando serviços do tipo Uber ou Lyft, apenas um veículo de tamanho padrão é reembolsável com um item discriminadorecibo. Veículos premium ou maiores não são reembolsáveis. Quaisquer encargos adicionais que não sejamtaxas de tarifa padrão não são reembolsáveis, ou seja, taxas de tempo de espera. Os viajantes devem utilizar ao máximotransporte terrestre econômico sem a ocorrência de taxas adicionais de markup.Quando os viajantes utilizam um serviço de transporte gratuito, uma gorjeta de $ 5,00 pode ser permitida (nenhum recibo é necessário).Este não é um reembolso automático de gorjeta, pois os viajantes devem apresentar prova de que o serviço foiutilizado.Traslado de limusines para o aeroporto, táxis e todos os outros transportes públicos onde um recibo está disponívelrequer um recibo para reembolsos. Uma dica de motorista para ônibus / limusines e táxis pode ser fornecidae não deve exceder 20% da carga total. O valor da gorjeta deve ser incluído no recibo recebidodo motorista / empresa.Todas as outras formas de transporte público terrestre, onde o recebimento não é possível e diferentes daqueleslistados acima, são limitados a $ 10 por dia sem recibo, reivindicações superiores a $ 10 por dia exigem


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21uma receita. A critério da agência, o chefe do departamento pode implementar uma política ampla da agênciaexigir recibos para todos os pedidos de transporte público menos de US $ 10 por dia.Para ajudar as agências na verificação de tarifas de táxi, você pode entrar em contato com a empresa de táxi para obter um orçamentoou visite sites como taxifarefinder.com. Um funcionário deve sempre obter aprovação, antes de uma viagem,se vários táxis serão usados; pois pode ser do interesse da agência alugar um veículo em vez dereembolso de despesas múltiplas de táxi.S1505. CARTÕES DE CRÉDITO DE VIAGEM / CONTAS CBA EMITIDOS PELO ESTADOA. UseTodas as despesas de alto custo (passagem aérea, hospedagem, aluguel de veículos e registro) devem ser colocadas emo LaCarte Purchasing Card, Travel Card ou agência CBA Programs, a menos que a aprovação prévia sejaconcedida pelo Comissário da Administração. O State Travel Office contrata um funcionáriocartão de viagens corporativas estaduais para formar uma fonte de pagamento para viagens. Se um supervisor recomendarum funcionário recebe um cartão de viagem do estado, o funcionário deve preencher um formulário por meioo administrador do programa de viagens da agência.1. O cartão de viagem corporativa do funcionário destina-se apenas a viagens oficiais do estado .O uso pessoal no cartão de viagem resultará em ação disciplinar.2. Se um fornecedor não aceitar o pagamento com cartão de crédito para despesas de registro ou hospedagem, oO Chefe do Departamento pode aprovar que os pagamentos sejam feitos por outros meios. O viajante deveenviar documentação de suporte do fornecedor declarando que ele não aceita pagamentos com cartão de crédito.O documento comprovativo deve ser guardado com o formulário de despesas de viagem.B. Responsabilidade1. O cartão de viagem corporativa é de responsabilidade do Estado. Cada saldo de extrato mensal é devidointegralmente ao banco emissor do cartão O Estado não terá tolerância para auxiliar esses funcionáriosque abusam de seus privilégios de cartão de viagem.2. O Departamento / Agência é responsável pelo cancelamento de Cartões de Viagem Corporativos para aquelesfuncionários que se desligam / se aposentam do serviço estatal.S1506. ALOJAMENTO E REFEIÇÕESA. Elegibilidade1. Domicílio Oficial / Atribuição Temporária – Os viajantes são elegíveis para receber reembolsopara viagens apenas quando fora do “domicílio oficial” ou em missão temporária, a menosisenção é concedida de acordo com estes regulamentos. A atribuição temporária seráconsiderada cessada após um período de trinta dias consecutivos de calendário, e após tal períodoo local de cessão será considerado seu domicílio oficial. Ele / ela não serápermitido viagens e subsistência, a menos que a permissão para estender o período de trinta dias tenha sidopreviamente obtido do Comissário de Administração.2. Estadias prolongadasPara atribuições de viagens aprovadas pelo Comissário de Administração envolvendo tarefas paraperíodos prolongados (31 ou mais dias consecutivos) em um local fixo, as taxas de reembolsoindicado deve ser ajustado para baixo sempre que possível. Reclamações de refeições e hospedagem podem

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22ser relatado em uma base diária comprovada por recibo de hospedagem. Deve-se ter cuidado paraevitar permitir taxas superiores às exigidas para atender à subsistência autorizada necessáriadespesas. É responsabilidade de cada chefe da agência autorizar apenas o subsídio de viagemconforme justificado pelas circunstâncias que afetam a viagem.Única isenção, para viagens de 31 dias ou mais, que dispensa o Comissáriode aprovação da Administração, são alunos, professores ou outros viajantes estaduais que sãoviajar com uma bolsa, bolsa de estudos, estudar a bordo ou qualquer outra ocasião em que os fundos sejam utilizadosnão são fundos gerais do Estado. A aprovação do chefe de departamento é necessária.3. Viagem de um dia – As refeições não são elegíveis para reembolso em viagens de um dia. estesignifica que quando um viajante autorizado do Estado está em status de viagem sem pernoiteé obrigatório, nenhuma refeição é elegível para reembolso. No entanto, o chefe do departamento serátem permissão para autorizar o reembolso de refeição de um dia, caso a caso ou por tipo (s) deviagem de um dia quando for considerado o melhor para o departamento. Naquelescasos, o departamento deve manter as aprovações no arquivo de viagem e deve ser responsável paratome as medidas adequadas para relatar o reembolso como salários ao funcionário. Cada departamentoO chefe ou seus designados devem determinar a razoabilidade de quando uma pernoite éjustificado.Se um chefe de departamento ou seu representante determinar que refeições de um dia serão fornecidaspois, eles devem aderir aos seguintes subsídios: Para receber qualquer reembolso de refeição em solteirodia de viagem, o funcionário deve estar em status de viagem por no mínimo 12 horas. O máximoO subsídio para reembolso de refeição para viagens de um dia será de $ 43,00.uma. Café da manhã e almoço : ($ 24,00) a duração da viagem de 12 horas deve começar às 6:00 ou antessoub. Almoço : ($ 14,00) Requer 12 horas de duração no status de viagem.c. Almoço e jantar : ($ 43,00) A viagem de 12 horas deve terminar às 20h ou após4. Viagem com pernoite: (mínimo de 12 horas no status de viagem) Os viajantes podem serreembolsado por refeições de acordo com o seguinte cronograma.uma. Café da manhã : quando a viagem começa às / ou antes das 6h do primeiro dia de viagem ou se estende às / oualém das 9h no último dia de viagem e nos dias intermediários.b. Almoço : Quando a viagem começa às / ou antes das 10h do primeiro dia de viagem ou se estende às / oupara além das 14h00 do último dia de viagem e nos dias subsequentes.c. Jantar : Quando a viagem começa às / ou antes das 16h do primeiro dia de viagem ou se estende às / oualém das 20h00 do último dia de viagem e nos dias intermediários.5. Álcool: o reembolso de álcool é proibido.B. Exceções1. Subsídios excedentes de hospedagem de rotina ( recibos necessários ): Chefe de departamento ou seu / suapessoa designada tem autoridade para aprovar os custos reais para a provisão de hospedagem de rotina em um caso porcaso, não deve exceder cinquenta por cento sobre as taxas atuais listadas do PPM49. (Nota: esta autoridade ésomente para hospedagem de rotina e não para hospedagem de conferência ou qualquer outra área do PPM49).A justificativa e a aprovação devem ser mantidas no arquivo para mostrar que as tentativas foram feitas comhotéis na área para receber a melhor taxa / estado.


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23Em áreas onde o governador declarou uma emergência, um chefe de departamento ou seupessoa designada terá autoridade para aprovar as disposições reais de hospedagem de rotina em um caso a casobase não deve exceder setenta e cinco por cento sobre as taxas atuais listadas do PPM49. Cada caso deve sertotalmente documentado quanto à necessidade (por exemplo, proximidade do local de reunião) e eficácia de custo deopções alternativas. A documentação deve estar prontamente disponível no departamento de viagensarquivos de reembolso.2. Despesas reais para funcionários eleitos, membros do conselho (se permitido pelo conselho) e estadoOficiais ( recibos discriminados são necessários para cada item reivindicado):Funcionários Eleitos, Membros do Conselho (se permitido pelo Conselho), Funcionários Estaduais, outros assimautorizado por estatuto, ou qualquer exceção individual pré-aprovada será reembolsada em umabase de despesas, para refeições e hospedagem, enquanto em status de viagem, exceto nos casos em que outrosprovisões para reembolso foram feitas por estátua. (Recibo (s) discriminado (s) obrigatório (s))A solicitação não será extravagante e será razoável em relação ao propósito da viagem.Funcionários Eleitos, Membros do Conselho (se permitido pelo Conselho) e Oficiais Estaduais com direito ao reembolso das despesas efetivas está isento apenas das taxas de alimentação e hospedagem; eles estão sujeitosaos prazos e todos os outros requisitos listados nestes regulamentos de viagem.C. Refeições e diárias – TAXAS DE REFEIÇÃO NÃO SÃO POR DIEM – SOMENTEMÁXIMO PERMITIDO ENQUANTO NO ESTADO DE VIAGEM)1. Auxílio Refeição – Inclui impostos e gorjetas  Não são exigidos recibos para refeições de rotina dentroessas deduções, a menos que um adiantamento em dinheiro tenha sido recebido. (Consulte a Seção 1503.B.2). Número deas refeições solicitadas devem ser apresentadas no formulário de despesas de viagem. Para as taxas de refeição, a inclusão de subúrbios(ver definição de subúrbio) deve ser determinado pelo Chefe do Departamento ou seu representante emcaso a caso. Veja os preços do nível abaixo . Refeições parciais como café da manhã continentalou refeições aéreas não são consideradas refeições.Nota: Se uma refeição estiver incluída na programação de uma conferência, é parte da taxa de inscrição,portanto, um funcionário não pode solicitar / receber reembolso adicional por essa refeição.2. Refeições com parentes ou amigos não podem ser reembolsadas, a menos que o anfitrião possa comprovar os custos parafornecendo para o viajante. O valor do reembolso não será automaticamente o custo da refeiçãopara essa área, mas sim o custo real da refeição. Exemplo: o host teria que mostrarprova do custo de alimentação extra, etc. O custo nunca deve exceder a taxa de refeição permitida listada para aqueleárea.3. Subsídio de hospedagem de rotina – o estado contratou todas as despesas do hotel por meio deHotelPlanner. A taxa de hospedagem , mais impostos e quaisquer sobretaxas obrigatórias são permitidos . (Os recibos sãoobrigatório ) Para as taxas de hospedagem, a inclusão de subúrbios (ver definição de subúrbio), deve serdeterminado pelo Chefe do Departamento ou seu representante, caso a caso. Funcionáriosdeve sempre tentar usar o formulário de isenção de impostos localizado no site do State Travel Officepara todos os alojamentos no estado. http://www.doa.la.gov/osp/Travel/forms/hoteltaxexemption.pdf quandoviajando no estado em negócios oficiais do estado, e deve ser usado se as despesas do hotel estiverem sendocobrada no Cartão de Viagem Corporativa do Estado do funcionário, Cartão LaCarte do Estado ou na agênciaConta CBA. Quando dois ou mais funcionários em negócios oficiais do estado compartilham um quarto de hospedagem,o Estado permitirá o custo real do quarto; sujeito a um valor máximo permitido para umviajante individual vezes o número de funcionários.


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244. Hospedagem com parentes ou amigos não pode ser reembolsada, a menos que o anfitrião possa comprovar os custospara acomodar o viajante. O valor não será automaticamente o custo de hospedagem para esseárea, mas sim o custo real das acomodações. Exemplo: o host teria que mostrarprova do custo extra de água, eletricidade, etc. O custo nunca deve exceder a rotina permitidataxa de hospedagem listada para essa área. A aprovação do chefe de departamento ou de seu designado deve serfornecido para permitir que as despesas de hospedagem sejam cobradas diretamente a uma agência.5. Subsídio de hospedagem em conferências – Os funcionários podem ter direito a taxas de hospedagem, mais impostos (outrosdo imposto do Estado da Louisiana) e qualquer sobretaxa obrigatória Os recibos são necessários junto comdocumentação que mostra a taxa real da conferência. Chefe de Departamento ou seu representante tema autoridade para aprovar o custo real de hospedagem na conferência, para uma única ocupação, padrãoquarto, quando o viajante estiver hospedado no hotel designado para conferências. Se houver várioshotéis designados para conferências, o hotel designado para conferências de menor custo deve ser utilizado, seacessível. No caso de os hotéis designados para a conferência não terem disponibilidade de quartos,O chefe de departamento ou seu representante pode aprovar o pagamento do custo real do hotel, não excedendo otarifas de hospedagem para conferências para outros hotéis nas imediações do hotel para conferências. esteo subsídio não inclui os subsídios de acomodação em conferências hospedadas por agências; (ver seção1510) para essas licenças. No caso de um viajante optar por ficar em um hotel, que não éassociado à conferência, o viajante está sujeito a fazer reserva e serreembolsado dentro das taxas do hotel que serão permitidas apenas em hospedagem de rotina, conforme listado abaixo.Observação: os cursos de treinamento que duram vários dias e têm um hotel e uma tarifa designados podem serconsiderado um “hotel de conferências” e, portanto, a tarifa designada poderia ser permitida.6. Taxas de resort não são permitidas, a menos que participe de uma conferência e / ou se um viajante estiver hospedado em uma cidadeque todos os hotéis estão cobrando uma taxa de resort.7. Taxas de recuperação de impostos, taxas de serviço e / ou taxas de reserva não são permitidas no momento da reservapor meio de empresas que não sejam a agência de viagens obrigatória do Estado da Louisiana ou suas afiliadascompanhia.8. O viajante será responsável por reembolsar a agência por quaisquer impostos estaduais quando houver isenção de impostosformulário não é apresentado no momento do check-in no hotel.9. Nenhum reembolso é permitido para funções não relacionadas a uma conferência, ou seja, passeios, danças,torneios de golfe, etc.10. Se ficar em um hotel de conferência designado ou hotel (s) overflow, você não pode alugar um veículoa menos que a aprovação prévia seja concedida pelo Chefe do Departamento. O aluguel deve ser para o estado oficialnecessidades de negócios com documentação de apoio mantida no arquivo.


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25(AS LISTAÇÕES ABAIXO NÃO SÃO POR DIEM, SÃO SOMENTE ASMONTANTE MÁXIMO PERMITIDO PARA A REFEIÇÃO, ENQUANTO ESTÁ EM ESTADO DE VIAGEM)TIER ICafé da manhã$ 10Almoço$ 14Jantar$ 29Total$ 53Área de HospedagemHospedagem de rotinaCidades dentro do estado (exceto conforme listado)$ 96Alexandria / Leesville / Natchitoches$ 99Baton Rouge – EBR$ 100Covington / Slidell – St. Tammany$ 96Lake Charles – Calcasieu$ 96Lafayette$ 96TIER IICafé da manhã$ 13Almoço$ 18Jantar$ 30Total$ 61Área de HospedagemHospedagem de rotinaNova Orleans – Paróquias de Orleans, St. Bernard, Jefferson e Plaquemines julho a setembro $ 117Nova Orleans – Paróquias de Orleans, St. Bernard, Jefferson e Plaquemines Outubro – Janeiro $ 157Nova Orleans – Paróquias de Orleans, St. Bernard, Jefferson e Plaquemines fevereiro-junho$ 157Fora do estado (exceto cidades listadas nos níveis III e IV)$ 96TIER IIICafé da manhã$ 13Almoço$ 19Jantar$ 33Total$ 65Área de HospedagemHospedagem de rotinaAustin, TX; Atlanta, GA; Cleveland, OH; Dallas / Fort Worth, TX; Denver, CO;$ 170Ft. Lauderdale, FL; Hartford, CT; Houston, Texas; Kansas City, MO; Las VegasLos Angeles, Califórnia; Miami, FL; Minneapolis / St. Paul, MN; Nashville, TN;Oakland, CA; Orlando, FL; Filadélfia, PA .; Phoenix, AZ, Pittsburgh, PA;Portland, OR; Sacramento, CA; San Antonio, TX; San Diego, CA; Sedona, AZ;St. Louis, MO; Wilmington, DE; todo o Alasca e Havaí;Porto Rico; Ilha Virgem dos EUA; Samoa Americana; Guam, Saipan


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26TIER IVCafé da manhã$ 14Almoço$ 21Jantar$ 36Total$ 71Área de HospedagemHospedagem de rotinaBaltimore, MD; São Francisco, CA; Seattle, WA; Chicago IL, Boston, MA$ 212Alexandria, VA; Arlington, VA; Cidade de Nova York, NY; Washington DC$ 225Cidades internacionais$ 200S1507. ESTACIONAMENTO E DESPESAS DE ESTACIONAMENTO RELACIONADASA. Aeroporto de Baton Rouge  a taxa de contrato atual do estado é de US $ 4,50 por dia (requer recibos) paraestacionamento na garagem coberta, bem como no estacionamento externo cercado no BatonAeroporto de Rouge. A documentação necessária para receber o preço do contrato é o certificado do aeroportoe um ID de estado. Se a agência não emitir uma identificação estadual, o viajante precisará de um cartão de visitae carteira de habilitação junto com o certificado para se qualificar para a tarifa estadual contratada.O certificado do aeroporto pode ser encontrado no site do State Travel Office em:http://www.doa.la.gov/osp/Travel/parking/BRairport.pdfB. Estacionamento do aeroporto de Nova Orleans  No momento, apenas o estacionamento descoberto do USPARK é reembolsávelcom um recibo (conforme publicado em USPARK.net).C. Os viajantes que usam veículos motorizados em negócios oficiais do estado podem ser reembolsados ​​por todos os outrosestacionamento, incluindo estacionamento no aeroporto, exceto conforme listado em A e B acima, tarifas de balsa e estradas epedágios de ponte. Para cada transação acima de $ 5, é necessário um recibo.D. As gorjetas para estacionamento com manobrista não devem exceder US $ 5 por dia.S1508. REEMBOLSO PARA OUTRAS DESPESAS ( As cobranças são apenas durante o status de viagem )As seguintes despesas, incidentais à viagem, podem ser reembolsadas:A. Despesas de comunicações:1. Para negócios oficiais do estado – todos os custos de comunicação empresarial podem ser reembolsados, recibosrequeridos. Observação: se um viajante tiver um telefone oficial do estado e / ou estiver recebendo uma mensalidadeestipêndio, reembolsos não são permitidos.2. Para viagens domésticas noturnas – até $ 3 para ligações pessoais na chegada a cada destino eaté $ 3 para chamadas pessoais a cada duas noites após a primeira noite, se a viagem se estender por váriosdias. Observação: se um viajante tiver um telefone oficial do estado e / ou estiver recebendo uma bolsa mensal,não são permitidos reembolsos para ligações pessoais nacionais e / ou internacionais .3. Para viagens internacionais – até $ 10 para chamadas pessoais na chegada em cada destino e atéUS $ 10 para chamadas pessoais a cada duas noites após a primeira noite, se a viagem se estender por vários dias.

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27Observação: se um viajante tiver um telefone oficial do estado e / ou estiver recebendo uma bolsa mensal,não são permitidos reembolsos para ligações pessoais nacionais e / ou internacionais.4. As taxas de acesso à Internet para negócios oficiais do estado em hotéis ou outros locais de viagens sãotratadas da mesma forma que tarifas telefônicas comerciais. Um departamento pode implementar uma política mais rígidapara reembolso de despesas de Internet. (Recibos necessários)B. Encargos de armazenamento e manuseio de equipamentos / materiais estaduais podem ser colocados na agênciaConta CBA . (Recibos necessários)C. Dicas de bagagem :1. Taxas de hotel – até $ 5 de gorjeta por check-in e $ 5 de gorjeta por check-out no hotel, se aplicável.2. Aceitação no aeroporto – até $ 5 de gorjeta para viagem de ida e volta do aeroporto e $ 5 de gorjeta para chegadaviagem de partida (o total máximo para toda a viagem não deve exceder US $ 10,00).D. L uggage Allowances – (Recibo necessário) um chefe de departamento ou seu / sua representante pode aprovarreembolso a um viajante por despesas aéreas para a primeira mala despachada para uma viagem de negócios de 5 diasou menos e para a segunda bagagem despachada para uma viagem de negócios de 6 a 10 dias e / ou qualquer bagagem adicionalque está relacionado com o negócio e é exigido pelo departamento. O viajante deve apresentar um recibo parasubstanciar essas acusações.Os viajantes serão reembolsados ​​por taxas de excesso de bagagem (bagagem com excesso de peso) apenas noseguintes circunstâncias:1. Ao viajar com materiais pesados ​​ou volumosos ou equipamentos necessários para os negócios.2. O excesso de bagagem consiste em registros da organização ou propriedade.Observação: o viajante deve sempre considerar o envio de material para o destino final ou divisãomaterial em peças adicionais de bagagem para evitar as taxas de excesso de bagagem, a fim de economizarseus custos de agência.E. Taxas de inscrição em conferências (refeições que são uma parte integrante designada da conferência podemser reembolsado com base nas despesas reais, com aprovação prévia do Chefe do Departamento).Nota: Se uma refeição estiver incluída na programação de uma conferência, ela faz parte da taxa de inscrição, portanto, umo funcionário não pode solicitar / receber reembolso adicional por essa refeição.F. Serviços de lavanderia – funcionários em viagens por mais de sete dias podem ser reembolsados, comAprovação prévia do Chefe de Departamento ou seu designado, até os custos reais, mas razoáveis, incorridos.Os recibos são necessários para reembolso.S1509. REFEIÇÕES ESPECIAISA. Reembolso projetado para aquelas ocasiões quando, por uma questão de cortesia extraordinária ounecessidade, é apropriado e no melhor interesse do estado usar fundos públicos para o fornecimento deuma refeição para uma pessoa que de outra forma não é elegível para tal reembolso e onde o reembolsonão está disponível em outra fonte. As solicitações devem ser razoáveis ​​e podem incluir impostos edicas. Recibos discriminados são obrigatórios.


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281. Visitando dignitários ou pessoas de nível executivo de outras unidades governamentais, e pessoasfornecer serviços de gratuidade identificados para o estado. Isso não inclui explicitamente o normalvisitas, reuniões, revisões, etc., por representantes federais ou locais.2. Situações extraordinárias são quando os funcionários estaduais são solicitados por seu supervisor a trabalharmais de um dia de semana de doze horas ou seis horas em um fim de semana (quando não forem normaishoras de trabalho para cumprir prazos cruciais ou para lidar com emergências).B. Todas as refeições especiais devem ter aprovação prévia do Comissário de Administração ou, paraEnsino Superior, o Chefe da Entidade ou seu representante para ser reembolsado, a menos que seja específicoautoridade para aprovação foi delegada a um chefe de departamento por um período não superior a umano fiscal com exceção em C, como segue.C. O chefe de departamento pode autorizar uma refeição especial dentro das taxas permitidas listadas em Refeições Nível I,a ser servido em conjunto com uma reunião de trabalho da equipe departamental (folha de inscrição necessária).Uma taxa de entrega razoável e uma gorjeta podem ser permitidas se solicitadas de um fornecedor externo. Dica deverianunca exceda 20%.D. Nesses casos, o departamento apresentará um relatório trimestral ao Comissário deAdministração de todos os reembolsos de refeições especiais feitos durante os três meses anteriores. ParaEnsino Superior, estes relatórios deverão ser encaminhados para a respectiva Instituição de Ensino SuperiorConselho de Administração. Esses relatórios devem incluir, para cada refeição especial, o nome e o cargo dopessoa que recebe o reembolso, o nome e cargo de cada destinatário, o custo de cada refeição e umexplicação de por que a refeição era do interesse do estado. Renovação de tal delegaçãodependerá de uma revisão de todas as refeições especiais autorizadas e pagas durante o período. Pedido parao Comissário para autorização de refeição especial deve incluir, sob assinatura do DepartamentoCabeça:1. Nome e cargo / cargo do oficial estadual ou funcionário que solicita autoridade para incorrerdespesas e assumindo a responsabilidade por elas.2. Justificativa clara da necessidade e adequação da solicitação.3. Nomes, títulos oficiais ou afiliações de todas as pessoas para as quais reembolso de refeiçãodespesas estão sendo solicitadas;4. Declaração de que o subsídio para reembolso de refeição de acordo com estes regulamentos seráseguido, a menos que uma aprovação específica seja recebida do Comissário de Administraçãoexceder esta limitação de reembolso.uma. Todos os itens a seguir devem ser analisados ​​e aprovados pelo Chefe do Departamento ouseu designado antes do reembolso.b. Análise detalhada de todas as despesas incorridas, com recibo (s) apropriado (s);c. Subtração do custo de quaisquer bebidas alcoólicas.d. Cópia da aprovação prévia por escrito do Comissário de Administração ou, paraEnsino Superior, o Diretor da Entidade ou seu representante.S1510. CONFERÊNCIAS HOSPEDADAS DA AGÊNCIA (tanto no estado quanto fora do estado): Conferências patrocinadas pelo estado:Uma agência deve solicitar três (3) cotações competitivas de boa-fé de acordo com o Executivo do GovernadorPedido para pequenas compras.


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NO CONTRATO DE ALUGUEL DE VEÍCULOS DO ESTADO(Obrigatório)


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ALUGUEL DE VEÍCULOS OBRIGATÓRIOS NO ESTADO DA EMPRESA RENT-A-CARPREÇOS BASE DE ALUGUEL – RECIBOS NECESSÁRIOSCONTRATO DE ALUGUEL NO ESTADO DE PISCINA DE MOTORESCLASSE DE VEÍCULO(Todas as taxas incluem CDW / Isenção de Danos e 1 milhãoSeguro de cobertura de responsabilidade)DiariamenteSemanalPor mêsCompactar$ 29,50$ 162,25 $ 590,00Médio / intermediário$ 31,50$ 173,25 $ 630,00Tamanho padrão$ 31,50$ 173,25 $ 630,00Tamanho Completo$ 34,50$ 189,75 $ 690,00Minivan$ 55,00$ 302,50 $ 1.100,00SUV médio$ 51,00$ 280,50 $ 1.020,00SUV grande$ 90,00$ 495,00 $ 1.800,00Caminhão Grande$ 47,00$ 258,50 $ 940,00Carrinha / camião de carga$ 47,00$ 258,50 $ 940,0015 vans de passageiros$ 99,00$ 544,50 $ 1.980,00As taxas semanais serão calculadas em cinco e meia (5,5) vezes a diária; as taxas mensais serão calculadas emvinte (20) vezes a diária. As taxas de meio dia de 4 horas ou menos estão disponíveis a 75% da tarifa diária. Nãoas cobranças por hora / meio dia devem sempre exceder a taxa diária listada acima.As taxas básicas de aluguel se aplicam aos locais da empresa na seguinte área geográfica: LouisianaSobretaxas de locação: além das taxas básicas de locação aplicáveis ​​estabelecidas acima, sobretaxas de locaçãosão avaliados da seguinte forma: Aeroporto de Nova Orleans – Taxa de Instalação Consolidada de $ 7,95 / dia, Taxa de Acesso ao Aeroporto de 11,11%;Aeroporto de Baton Rouge – Taxa de instalação consolidada de $ 6,15 / dia, taxa de acesso ao aeroporto de 11,11%; Aeroporto Lafayette$ 5,00 / dia – Taxa de acesso ao aeroporto de 11,11%; Aeroporto de Lake Charles – Taxa de instalação consolidada de US $ 5,00 / dia; Acesso ao aeroportoTaxa de 11%; Aeroporto de Shreveport – Taxa de acesso ao aeroporto de 12%.A empresa fornecerá o seguinte:• CDW / Seguro de Isenção de Danos juntamente com Cobertura de Proteção de Responsabilidade de $ 1 milhão (Viagem Domésticasó)• Retirada, gratuitamente, de uma empresa ou residência com aviso prévio.• Atualização gratuita se o veículo de tamanho permitido / necessário não estiver disponível• Sem custos para motoristas adicionais• Serviços na estrada 24/7• As tarifas incluem quilometragem ilimitada para todos os aluguéis baseados em Louisiana• No caso de o viajante estadual precisar do veículo antes do horário normal deoperação, a Enterprise começará a cobrar o aluguel às 7h30 da manhã em que o aluguel é necessáriocom retirada antes do fechamento do negócio na noite anterior.• Período de carência de horas extras de 59 minutos• Taxa de ¼ da taxa diária – até taxa diária para cada hora ao longo do tempo de aluguel no contrato• Taxa diferencial unidirecional $ 79,00 para classes até o tamanho completo e taxa básica mais 0,40 centavos por milha.• Tolerância de 18 anos ou mais para dirigir veículos alugados, com carteira de motorista válida, e 25 anos ou mais paradirigir uma van de 12 e 15 passageiros ao cumprir outras qualificações normais de locatário da Empresa. 18-20locatários com um ano de idade serão limitados a veículos de tamanho intermediário e abaixo e serão avaliados em $ 5,00 / diasobretaxa.NÚMERO DA CONTA: NA1403RESERVAS (24/7):Gerente de conta local: Joey Rosenfeld1-800-RENT-A-CAR504-779-3326 – Número diretoOU225-445-7250 – CelularENTERPRISE.COM866-346-1572 – fax30


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Contratos de aluguel fora do estado (Obrigatório) 

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ENTERPRISE RENT-A-CAR / NATIONAL – FORA DO ESTADOPREÇOS BASE DO ALUGUEL DE VEÍCULOS – RECIBOS NECESSÁRIOS(Este contrato não inclui o Estado de Louisiana ou Locações Internacionais)CLASSE DE VEÍCULO(Todas as taxas incluem CDW / Isenção de Danos e 1 milhãoSeguro de cobertura de responsabilidade)DiariamenteSemanalCompactar$ 33,00 *$ 165,00 *Padrão / intermediário$ 34,75 *$ 173,75 *Tamanho Completo$ 37,50 *$ 187,50 *SUV pequeno$ 62,00 *$ 310,00 *SUV grande$ 86,00 *$ 430,00 *Recolhimento pequeno$ 70,00 *$ 350,00 *Grande Pick ‐ Up$ 75,00 *$ 375,00 *Minivan$ 65,00 *$ 325,00 *12 vans de passageiros$ 122,00$ 610,00 *15 vans de passageiros$ 140,00 *$ 700,00 *Combustível Híbrido / Alternativo$ 49,00 *$ 245,00 *As taxas básicas de aluguel aplicam-se às localizações Enterprise / National na seguinte área geográfica: All Domestic Out‐of ‐ State of Louisiana Rentals. (Este contrato não cobre o Estado de Louisiana e / ou Internacionaldestinos)* Além das Encargos Básicos de Locação aplicáveis ​​estabelecidas acima, as sobretaxas de locação sãoavaliados conforme listado na página seguinte.A Enterprise / National fornecerá o seguinte:• CDW / Seguro de Isenção de Danos juntamente com Cobertura de Proteção de Responsabilidade de $ 1 milhão (Viagem Domésticasó)• Atualização gratuita se o veículo de tamanho permitido / necessário não estiver disponível• Aceita cartão p e cartão de viagem, faturamento mensal direto e / ou pagamentos individuais com cartão de crédito.• Sem custos para motoristas adicionais• Sem datas indisponíveis• Serviços na estrada 24 horas por dia, 7 dias por semana – Para bloqueio / assistência de combustível – $ 61,00 Taxa máxima de cobertura – NãoReembolsável• As tarifas incluem quilometragem ilimitada para todos os aluguéis de ida e volta• Serviço de translado gratuito• Abono de 18 anos ou mais para dirigir veículos de aluguel, com carteira de habilitação válida.• Taxa de Danos Fumadores – Custo real – Não reembolsávelNÚMERO DA CONTA: NA1403RESERVAS (24/7):Gerente de conta local: Joey Rosenfeld1-800-RENT-A-CAR504-779-3326 – Número diretoOU225-445-7250 – CelularENTERPRISE.COM866-346-1572 – fax31


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Sobretaxas de empresas fora do estado32Misc. Outras taxasServiço na estradaItemCusto dos EUAServiço de bloqueio$ 66,00Acelerador$ 56,00Troca de pneu$ 56,00Entrega de combustível$ 56,00Guincho / ExtraçãoCoberto se devido aum acidenteSubstituição de chaveCusto realReposição de vidro cobertaReparação de pneus ouSubstituiçãoCobertoReboqueCobertoValor da sobretaxaAeroporto Nacional e EmpresarialLocais de sobretaxa$ 3,00 por diaRichmond, VA$ 5,00 por diaAugusta, GA; Harrisburg, PA; Fénix;Sacramento, Scranton, PA; Estado deIllinois (excluindo Chicago); Estado deTennessee (excluindo Nashville); Estado deCarolina do Sul (excluindo Myrtle Beach);Rochester (ROC); Buffalo (BUF);Siracusa (SYR)$ 7,00 por diaAlbany (ALB); Westchester (HPN);Stewart (SWF); ISLIP (ISP); Burlington(BTV)$ 10,00 por diaEstado do Alasca; Atlanta; Burbank; HavaíAeroportos; Jackson, WY; John WayneAeroporto (SNA); Área de Los Angeles(excluindo LAX); Minneapolis / ST. Paulo;Monterey; Nashville; Oakland: Pittsburg:Providência: Riqueza comum de PuertoRico; Rapid City; San Diego; SanFrancisco (incluindo a convençãoCentro); San Jose: Estado do Texas.$ 12,00 por diaBaltimore; Boston: Detroit: Filadélfia;Washington DC.$ 15,00 por diaChicago; Havaí: Los AngelesAeroporto Internacional (LAX); Newark(EWR).$ 23,00 por diaLaGuardia (LGA), Kennedy (JFK)


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Sobretaxas de empresas fora do estado33Valor da sobretaxaAeroporto Nacional e EmpresarialLocais de sobretaxa$ 7,00 por diaMetro de Long Island, Metro de Westchester(incluindo Greenwich e Stamford CT);Burlington Metro (VT)$ 10,00 por diaEstado do Alasca; comunidade de PuertoRico; Cidade natal de Boston: Bemidji eMoorhead, MN; Estado de Nebraska(excluindo Omaha e Lincoln); Estado deWyoming (excluindo Cheyenne, Laramie,e Jackson); São Francisco no centro.$ 12,00 por diaÁrea de Washington, DC$ 15,00 por diaCidade natal de Chicago; Cidade natal do Havaí.$ 23,00 por diaNYC Boroughs (Bronx, Brooklyn,Manhattan, Queens e Ilha Stanton)Diferencial de licenciado nacionalLocalização$ 6,00 por diaWisconsin (Aeroporto de Appleton, Green BayAeroporto, 1 de dezembro 31 de janeiro st .ItemTaxaLocações internacionaisEmpresa / Padrão nacional internacionalprograma de taxa fixa fornecido, incluindocoberturaLocações canadensesDesconto nacional de 5% do preço de varejo,Empresa 5% dos preços de varejo,cobertura não incluída.Limpeza de fumo / danosCusto realServiço de entrega e coleta de veículosSe disponível, será determinado pelo local.Carrinha de cargaDiária: $ 75,00 / Semanal $ 375,00 / Mensal:$ 1.515,5015 Carrinha de passageiros disponível apenas emLocalizações da empresa


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ALUGUEL DE AUTOMÓVEIS HERTZ – FORA DO ESTADOPREÇOS BASE DE ALUGUEL – RECIBOS NECESSÁRIOS(Este contrato não inclui o Estado de Louisiana ou Locações Internacionais)CLASSE DE VEÍCULO(Todas as taxas incluem CDW / Isenção de Danos e 1 milhãoSeguro de cobertura de responsabilidade)DiariamenteSemanalCompactar$ 3100 *$ 155,00 *Padrão / intermediário$ 33,00 *$ 165,00 *Tamanho Completo$ 36,00 *$ 180,00 *SUV pequeno$ 54,75 *$ 273,75 *SUV grande$ 84,50 *$ 42250 *Recolhimento pequeno$ 57,50 *$ 287,50 *Grande Pick ‐ Up$ 59,00 *$ 295,00 *Minivan$ 54,00 *$ 270,00 *12 vans de passageiros$ 95,00 *$ 475,00 *As taxas básicas de aluguel se aplicam aos locais da Hertz na seguinte área geográfica: Todos os locais fora do estado deAluguer de Louisiana. (Este contrato não cobre o Estado da Louisiana e / ou destinos internacionais)* Além das Encargos Básicos de Locação aplicáveis ​​estabelecidas acima, as sobretaxas de locação sãoavaliados conforme listado na página seguinte.A Hertz fornecerá o seguinte:• CDW / Seguro de Isenção de Danos juntamente com Cobertura de Proteção de Responsabilidade de $ 1 milhão (Viagem Domésticasó)• Atualização gratuita se o veículo de tamanho permitido / necessário não estiver disponível• Aceita cartão p e cartão de viagem, faturamento mensal direto e / ou pagamentos individuais com cartão de crédito.• Sem custos para motoristas adicionais• Sem datas indisponíveis• Serviços na estrada 24/7• As tarifas incluem quilometragem ilimitada para todos os aluguéis de ida e volta• Serviço de translado gratuito• Sem taxas de devolução para locações de um trecho de 500 milhas ou menos• Abono de 18 anos ou mais para dirigir veículos de aluguel, com carteira de habilitação válida.• Taxa de danos ao fumo de $ 150 – não reembolsável• Taxa diferencial de sentido único – $ 125 por aluguel para todos os aluguéis de sentido único acima de 500 milhasNÚMERO DA CONTA: 70592RESERVAS (24/7):Gerente de contas da Louisiana: Tami Vetter1-800-654-3131225-303-5973 – Número diretoOU985-809-6619 – Escritóriowww. HERTZ.COM866-800-3643 – Faxtvetter@hertz.com – Email34


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35HERTZ CITY AND STATE SURCHARGE – FORA DO ESTADOEstadoCidadeQuantidade por diaCalifórniaBurbank (aeroporto)$ 3,00John Wayne (aeroporto)$ 3,00Oakland (aeroporto)$ 3,00San Jose (aeroporto)$ 3,00San Luis Obispo$ 13,00Distrito de Columbia (DC)Washington$ 8,00IdahoIdaho Falls$ 6,00Boise$ 6,00Hailey$ 10,00Lewiston$ 20,00Pocatello$ 6,00Vale do Sol$ 6,00IllinoisChicago$ 8,00MassachusettsBoston$ 8,00MichiganDetroit$ 8,00MontanaMissoula$ 6,00Butte$ 10,00Nova JerseyNewark$ 19,00Nova yorkJFK, LGA, Manhattan$ 29,00Não Aeroportos$ 10,00Oregondobrar$ 10,00Klamath Falls$ 10,00Medford$ 10,00Pendleton, Redmond, Sun River$ 10,00Aeroporto de Salem apenasApenas minivans, SUVs e híbridos$ 10,00FiladélfiaFiladélfia$ 8,00WashingtonPasco$ 10,00Pullman e Spokane$ 6,00Sobretaxas do licenciado EstadoCidadeQuantidade por diaAlabamaFlorença, aeroporto de Huntsville,Huntsville South, Madison eMuscle Shoals$ 18,00ArkansasBentonville, Fayetteville, Ft. Smith,Harrison, Highfill, Sherwood,Springdale, Texarkana, MountainCasa e Little RockHot Springs, Jonesboro$ 12,00$ 15,00CalifórniaRedding$ 18,00San Luis Obispo$ 8,00GeorgiaAtenas, Greensboro e Winder$ 12,00Brunswick, Ilha de Saint Simmons,e Ilha do Mar$ 5,00IdahoBoise, Idaho Falls, Lewiston,Pocatello$ 12,00Hailey, Hayden Lake (Aviação),e Sandpoint$ 18,00

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36KansasTopeka$ 18,00KentuckyMayfield e Paducah$ 12,00LouisianaMonroe$ 6,00MinnesotaDuluth$ 12,00Winona$ 10,00MassachusettsColombo$ 10,00MissouriBooneville e Saint Roberts$ 8,00Columbia A / P$ 15,00EstadoCidadeQuantidade por diaJoplin, Lago Ozark e Osagede praia$ 10,00MontanaBillings e Great Falls$ 8,00Bozeman$ 18,00Butte e Missoula$ 8,00Helena$ 15,00Kalispell e Whitefish$ 6,00Nova JerseyClifton, Lyndhurst e Passaic$ 10,00Novo MéxicoFarmington e Roswell$ 18,00Nova yorkGlans Falls, Ithaca e SaratogaSprings$ 10,00Dakota do NorteBismarck, Fargo, Grand Forks,Minot e Williston$ 12,00Dickson$ 18,00OhioColumbus AP$ 10,00Oregondobrar$ 13,00Medford e Redmond$ 13,00FiladélfiaAltoona, Martinsburg, StateCollage e Williamsport$ 18,00Erie, Johnstown e Latrobe$ 10,00Lancaster$ 8,00Philipsburg$ 3,00Dakota do SulAberdeen$ 18,00Rapid City$ 8,00Sioux Falls$ 12,00TennesseeDyersburg$ 12,00Jackson$ 15,00UtahLayton e Ogden$ 12,00Estado de WashingtonPasco$ 13,00Pullman e Spokane$ 12,00Wenatchee$ 18,00WisconsinAppleton, Mosinee e Wausau$ 8,00Eau Claire e Chippewa Falls$ 10,00Green Bay e Superior$ 12,00Tarambola$ 5,00WyomingCasper e Cody$ 12,00Gillette, Green River e Jackson$ 18,00


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37O estado tem contrato de hotelaria. Este contrato pode ser utilizado por todos os viajantes autorizados,empreiteiros, membros do conselho e estudantes que viajam em nome do Estado da Louisiana.O Hotelplanner ofereceu um desconto de incentivo de 2,5% para cada agência, universidade, conselho ecomissão pela utilização do portal pelos seus funcionários. O desconto é obtido em todas as viagens concluídasreservadas através do portal, incluindo reservas individuais, reservas de grupos e equipes atléticas,junto com salas de hospedagem para conferências dentro e fora do estado. Os fundos serãoenviado a cada agência pai, conforme listado no portal.Abaixo está uma lista de informações importantes para viajantes e organizadores de viagens:1. Ao inserir seu endereço de e-mail, verifique se ele está correto.O HotelPlanner não pode reenviar uma cópia do e-mail de confirmação / recibo. Cadaos administradores do programa da agência / universidade / conselho podem executar um relatório para obter a reservainformações de confirmação e para identificar cobranças de cartão de crédito.2. É importante que o livro de viagem através do portal correto que éhttp://louisiana.hotelplanner.com .3. Os recibos de e-mail recebidos do HotelPlanner para reservas PAGAR AGORA são aceitáveisrecibos de reembolso. Recibos recebidos de hotéis de PAY AT HOTELas reservas são recibos aceitáveis ​​para reembolso.4. Um certificado de isenção de impostos não é utilizado ao fazer uma reserva PAY NOW atravésO portal. Somente quando você escolhe uma reserva PAGAR NO HOTEL é isento de impostoscertificado aplicável.5. Espere que a fatura do seu cartão de crédito reflita e o hotel dê as boas-vindas a você como um valiosoHotelPlanner, Expedia, Hotels.com ou um cliente do Book a Bed, etc. Como o HotelPlanner funcionaem parceria com mais de 30 clientes e fornecedores diferentes para oferecer uma variedade de opções de taxaspara o Estado da Louisiana.6. As reservas confirmadas não podem ser alteradas. Caso seus planos mudem, cancele seureserva confirmada dentro das diretrizes de cancelamento, se os cancelamentos forem permitidos.Em seguida, basta fazer uma nova reserva, refletindo seus planos de viagem revisados. Por favor, saibaque a disponibilidade de quartos e / ou tarifas anteriores podem não estar disponíveis para o seu novoreserva.


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387. Para determinar se a sua reserva pode ser cancelada, consulte a sua confirmação de reservae-mail, para ver a política de cancelamento.8. Para cancelar sua reserva, consulte seu e-mail de confirmação de reserva e clique no botãoLink “Visualizar ou cancelar reserva” na parte inferior do e-mail. TYPE na sua confirmaçãonúmero e o endereço de e-mail que foi usado para fazer sua reserva, como alguns mais antigosos navegadores não permitirão que você use o recurso recortar / colar. Assim que sua reserva for exibida,clique em “cancelar” e guarde sua confirmação de cancelamento para seus registros. NOTA: Algunsos hotéis permitirão que você cancele uma reserva por telefone. Esteja ciente de que deve umocorrer uma disputa, você não terá uma confirmação de cancelamento em papel para apoiar o seucaso.9. O portal tem filtros avançados para ajudar os viajantes com pontos de referência, CEP, bairro,endereço, avaliações e preços. Esta ferramenta é altamente recomendada.10. É responsabilidade do aprovador do CBA da agência / universidade / conselho garantir que um créditoa autorização do cartão é baixada, enviada por e-mail / fax e recebida pelo hotel para um viajantefique. O formulário de autorização de cartão de crédito está embutido no portal (ver portalinstruções para obter mais instruções).11. É importante que você busque orientação dos administradores do programa, que têmrecebeu instruções por escrito do portal, bem como leu os avisos no portal, parainformações importantes sobre políticas de cancelamento, reembolso e não reembolsávelcondições e o valor que será cobrado em seu cartão de crédito, no momento da reserva. Renúncias,exceções e concessões não serão concedidas, para questões que são tratadas por escritoinstruções do portal ou recomendações do portal. O HotelPlanner não define taxas e cancelamentospolítica para hotéis. Esses termos são definidos por cada hotel.O PORTAL DE HOTÉIS DO Estado de Louisiana ESTÁ LOCALIZADO EM:http://louisiana.hotelplanner.com


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INSTRUÇÕES DE AIRFAREUSO DA AGÊNCIA DE VIAGENS CONTRATADA DO ESTADO – SHORT’S TRAVEL MANAGEMENT ISOBRIGATÓRIO PARA TODAS AS TARIFAS AÉREAS (em vigor até 31 de dezembro de 2020) !!As viagens de negócios da Christopherson serão obrigatórias a partir de (início 1 de janeiro de 2021) !!NOTA: NO ENTANTO, AO USAR O SHORT’S TRAVEL MANAGEMENT – VOCÊ TEM OPÇÕES PARAO TIPO DE BILHETE AÉREO ADQUIRIDO.Este escritório incentiva fortemente o uso de tarifas aéreas lógicas mais baixas. Você deve pedir à agência de viagens contratada para verificar otaxas lógicas mais baixas com base em suas necessidades pessoais, bem como pergunte se há outras tarifas aéreas reembolsáveis ​​disponíveis.O Estado sempre apóia a compra da passagem de “melhor valor” . As companhias aéreas lançaram “Tarifas Econômicas Básicas” que sãotarifas econômicas mais baixas que Short’s e Christopherson bloquearam de suas reservas de STO ou agentes devido ao fato de que estesas tarifas são altamente restritivas. Exemplo: nenhuma bagagem de mão, atribuição de assento no aeroporto e nenhuma alteração ou reembolso permitido. Vocêpode ver essas tarifas em sites de companhias aéreas e a Short’s não oferece ou reserva esse tipo de tarifa.Portanto, uma vez que todas as taxas são recebidas, o viajante deve comparar o custo e as opções para determinar qual tarifa seria a “melhorvalor ” para a viagem. Para fazer essa determinação, o viajante deve fazer a seguinte pergunta: Existe uma probabilidade de meu itineráriomudar ou ser cancelado? Dependendo da resposta, você deve determinar se os custos associados à mudança de um não reembolsávela passagem (geralmente em torno de $ 200 domésticos e $ 300 + para internacionais) ainda seria o melhor valor.Outro fator para ajudar a fazer com que o agente de viagens contratado do estado busque a tarifa mais baixa é poder avisar o agente se vocêsão flexíveis nas datas ou horário da viagem. Ao informar o agente de viagens contratado sobre a sua “janela de tempo” para o seua partida e a volta os ajudarão a buscar o melhor preço. Os viajantes devem buscar passagens aéreas permitindo uma ampla quantidade deprazo de execução antes da data de partida. O prazo de entrega deve ser de cerca de (10) dez, é sugerido de 14 a 21 dias antes das datas da viagempara garantir que as tarifas mais baixas estejam disponíveis. Geralmente, quanto mais cedo a passagem for comprada, haverá tarifas aéreas mais baixas.1. A taxa de reserva on-line da SHORT para 1º de julho de 2020 a 31 de dezembro de 2020 será de US $ 2,00.A taxa de reserva on-line da Christopherson Business Travel a partir de 1º de janeiro de 2021 será de US $ 7,00.2. A TAXA DE TRANSAÇÃO PARA Shorts será de US $ 19,50, NÃO REEMBOLSÁVEL.A TAXA DE TRANSAÇÃO PARA Viagem de negócios da Christopherson será de US $ 24,00, NÃO REEMBOLSÁVEL.3. LEMBRE-SE: O ingresso não é comprado até que você confirme sua reserva com um cartão de crédito! Até que o pagamento sejaconfirmado com nossa agência de viagens, não haverá emissão de bilhete eletrônico no aeroporto.Observação: quando você pede ao agente de viagens para realizar um voo específico, isso significa que o assento está sendo reservado, não o preço da passagem, oo preço pode mudar a qualquer momento.Muitos viajantes entram em contato com a agência de viagens para obter informações sobre os preparativos da viagem. Se você selecionar voos e datas específicas (umitinerário) e peça ao agente de viagens para manter esse itinerário, a passagem ainda não foi comprada. Você deve dar instruções específicas paracompre o bilhete e receba um recibo que contém o número do bilhete para confirmar que o bilhete foi emitido em seu nome.Antes de comprar uma passagem aérea, confirme se o seu itinerário está correto, certifique-se de que a grafia do seu nome emo itinerário / bilhete é o mesmo da carteira de motorista e passaporte, verifique as datas, horários, tarifas, serviços, etc.Assim que receber o recibo do seu itinerário, verifique se tudo está correto dentro de 24 horas após o recebimento. Se algum item estiver incorreto,entre em contato com a equipe do agente e eles podem cancelar o tíquete em 24 horas para evitar penalidades.SE O AGENTE DE VIAGENS CONTRATADAS DO ESTADO NÃO OFERECER OPÇÕES —— PERGUNTE!39


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Cancelamentos de passagens aéreas e uso de bilhete não utilizadoOs viajantes devem cancelar a reserva 24 horas antes da partida para evitar a suspensão debilhete. Se o bilhete não for cancelado e for suspenso, algumas companhias aéreas podem permitir que sejareaberto, mas há uma taxa de companhia aérea para fazê-lo. Uma vez cancelado, o viajante deve reter ofatura / recibo enviado após a conclusão da compra original. Este recibo contém o ticket originalnúmero que será necessário para processar a nova reserva e utilização do bilhete não utilizado.Os bilhetes não utilizados são válidos um ano a partir da data da compra original e a transportadora pode exigir que a viagem sejacompletou um ano a partir da data da compra original. Basta se comunicar com seu agente nohora da nova reserva que você tem um bilhete não utilizado junto com o número do bilhete(informações em relatório, se desconhecidas pelo viajante) para que você possa obter crédito pela porção não utilizada.As companhias aéreas cobrarão uma taxa de reemissão que pode variar de acordo com a companhia aérea. O atual padrão domésticoa taxa com a maioria das principais operadoras é de $ 200,00, e internacional $ 250,00. No entanto, as taxas de penalidade variamcom base na operadora e no destino. Esta taxa de reemissão será avaliada junto com qualquer nova tarifavalor superior ao preço de compra original. O agente irá cotar todas as taxas associadas quandonova reserva é feita.Os bilhetes que não são usados ​​por um viajante devem ser sempre monitorados pelo viajante e peloagência. O viajante deve garantir que qualquer bilhete não utilizado seja considerado ao planejar viagens futurasarranjos. Algumas companhias aéreas têm uma política que permite a mudança de nome para outrofuncionário dentro da agência. Uma visão das últimas políticas da companhia aérea em relação aos bilhetes não utilizados sãodisponível no site do State Travel Office:http://www.doa.la.gov/pages/osp/Travel/af-index.aspx40

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Notas______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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Esta edição do Guia de Viagem do Estado de Louisiana foi publicada a um custo total de $ 211,00. Quarenta 43 cópias deste documento foramPublicados. Este documento foi publicado pela Divisão de Administração, Office of State Travel, Post Office Box 94095,Baton Rouge, Louisiana 70804-9095 para melhorar os procedimentos de aquisição e para manter as comunicações entre osagências e o DOA, com permissão especial do DOA. Este material foi impresso de acordo com as normas para impressãopor Órgãos Estaduais instituídos conforme RS 43:31.

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