todas as viagens pagas pela universidade deve ter uma finalidade comercial

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Frostburg State University – ViagemPágina 1E MPLOYEET RAVELG UIAContas a pagar – 8 de março de 2016


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Frostburg State University – ViagemPágina 2Perguntas sobre este guia podem ser direcionadas a:Contas a pagarSala 113 do edifício da administração Hitchins101 Braddock RoadFrostburg, MD 21532-2302Telefone: (301)687-4324E-mail: accountspayable@frostburg.edu

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Frostburg State University – ViagemPágina 3ÍndiceIntrodução …………………………………………. ………………………………………….. ……………………………………….. 6Definições de termos de viagem ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………….. 7Políticas e procedimentos ……………………………………….. ………………………………………….. …………………………. 9Estado de Maryland ……………………………………….. ………………………………………….. ……………………………… 9Manual de Procedimentos de Contabilidade ……………………………………….. ………………………………………….. ……….. 9COMAR 23.02.03. * …………………………………….. ………………………………………….. ……………………………. 9Políticas de viagens do DBM ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………… 9Políticas de Gerenciamento de Frota DBM ………………………………………. ………………………………………….. ………. 9Seguro …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………….. 9Manual do cartão de compras ……………………………………….. ………………………………………….. ………………. 9Sistema Universitário de Maryland ………………………………………. ………………………………………….. …………….. 9Viagem pelo Sistema Universitário VIII-11.00 …………………………………….. ………………………………………….. …….. 9Tabela de Taxas de Reembolso VIII-11.10 ……………………………………. ………………………………….. 10Frostburg State University ……………………………………….. ………………………………………….. ………………… 10Política de Procedimentos de Viagem 3.029 ………………………………………. ………………………………………….. ……….. 10Política de aprovação de viagens 3.090 ………………………………………. ………………………………………….. …………… 10Política de Reembolso de Candidato 3.103 ………………………………………. ……………………………………….. 10Diners Club ………………………………………… ………………………………………….. …………………………………. 10Cartões de Aquisição ………………………………………… ………………………………………….. ……………………… 10Conversão de moeda ………………………………………… ………………………………………….. ……………………. 10Federal …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………………. 10Fly America Act ……………………………………….. ………………………………………….. ……………………………. 10Taxas diárias do Departamento de Estado ……………………………………… ………………………………………….. ……. 10Planos de responsabilidade do IRS ……………………………………….. ………………………………………….. …………………… 10Pré-aprovações ……………………………………….. ………………………………………….. ……………………………………… 12Viagem dentro do estado ………………………………………. ………………………………………….. ………………………………….. 12Viagem para fora do estado …………………………………….. ………………………………………….. …………………………….. 12Viagem ao exterior ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………… 12Tipos de Viagem ……………………………………….. ………………………………………….. ……………………………………. 13Viagem de negócios ………………………………………… ………………………………………….. ……………………………….. 13


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Frostburg State University – ViagemPágina 4Viagem de instrução ………………………………………… ………………………………………….. …………………………. 13Conferências / Treinamento / Desenvolvimento ……………………………………… ………………………………………….. ……. 13Viagem em grupo / equipe de alunos ……………………………………… ………………………………………….. ……………….. 13Recrutamento …………………………………………. ………………………………………….. ……………………………………… 13Métodos de Pagamento ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………. 14Reembolso …………………………………………. ………………………………………….. …………………………….. 14Cartão de compras ………………………………………… ………………………………………….. …………………………… 14Cartão de viagem Diners Club ………………………………………. ………………………………………….. ……………………… 14Ordem de Compra ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………. 14Adiantamento de dinheiro para viagens ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………… 15Despesas …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. 16Taxas de inscrição / admissão ………………………………………. ………………………………………….. ……………… 16Inscrições para conferências / workshops ………………………………………. ………………………………………….. .. 16Taxas de admissão de eventos atléticos ………………………………………. ………………………………………….. ………… 16Taxas de admissão diversas ……………………………………….. ………………………………………….. ………. 16Veículos …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………… 16Veículos estaduais ………………………………………… ………………………………………….. ……………………………… 16Veículos pessoais ………………………………………… ………………………………………….. ………………………… 16Veículos de aluguel ………………………………………… ………………………………………….. ……………………………. 17Refeições …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. .. 17Refeições Domésticas ………………………………………… ………………………………………….. …………………………… 17Refeições Estrangeiras ………………………………………… ………………………………………….. ……………………………… 18Alojamento …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………………. 19Reservas de transportadora comum e emissão de bilhetes ……………………………………… …………………………………….. 20Bilhete / Itinerário ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………… 20Taxas de bagagem ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………. 20Taxas de embarque antecipado / atribuição de assento …………………………………….. ………………………………………….. .. 20Seguro …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………… 20Táxi, Shuttle e Outros Transportes Terrestres ……………………………………. …………………………………… 20Pedágios de pontes e estradas ………………………………………. ………………………………………….. ………………………… 21Estacionamento …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………………. 21Gorjetas / Gratificações ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………………… 21

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Frostburg State University – ViagemPágina 5Outras despesas ………………………………………… ………………………………………….. ………………………………. 21Passaporte / VISA – ………………………………………. ………………………………………….. …………………………….. 21Lavanderia / manobrista – ………………………………………. ………………………………………….. …………………………….. 21Telefone / Fax / Internet ……………………………………… ………………………………………….. ………………….. 21Incidentes …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………. 21Encargos não permitidos ………………………………………… ………………………………………….. …………………… 21Viajar com cônjuges ou outras pessoas …………………………………….. ………………………………………….. . 22Formulários …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. ….. 23Formulários do fornecedor ………………………………………… ………………………………………….. …………………………………. 23Formulário de Solicitação de Viagem ……………………………………….. ………………………………………….. ………………………… 24Formulário de Solicitação Antecipada ……………………………………….. ………………………………………….. …………………….. 25Formulário de Despesas ………………………………………… ………………………………………….. …………………………………. 26Viagem dentro do estado ………………………………………. ………………………………………….. ………………………………….. 27Viagem para fora do estado e para o exterior …………………………………… ………………………………………….. …………….. 27Assinaturas …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………….. 27Designado …………………………………………. ………………………………………….. ……………………………………….. 27De outros …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. …… 28PERGUNTAS FREQUENTES …………………………………………. ………………………………………….. ………………………………………….. ….. 28

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Frostburg State University – ViagemPágina 6IntroduçãoEste guia de viagem é fornecido para auxiliar os funcionários e alunos da Frostburg State University oficialmenteNegócios universitários com procedimentos de viagens e processos de reembolso. Todas as viagens pagas peloA universidade deve ter uma finalidade comercial legítima e ser permitida sob todas as condições aplicáveis ​​da UnitedEstados, Receita Federal, Estado de Maryland, Sistema Universitário de Maryland e Estado de FrostburgRegulamentos, políticas e procedimentos da universidade. Este documento serve simplesmente para servir de guia e ésujeito a alterações sem aviso prévio devido a alterações em vários regulamentos, políticas e procedimentos. esteguia é principalmente para funcionários e alunos. Também se aplicaria a candidatos a empregos comrestrições definidas pelos Recursos Humanos. Muitos aspectos deste guia também seriam aplicáveis ​​à Universidadecontratados no que se refere às taxas e despesas permitidas, mas seus pagamentos são feitos com base notermos de seu contrato e pagos por meio dos processos de pagamento do fornecedor.


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Frostburg State University – ViagemPágina 7Definições de termos de viagensAdiantamentos – Fundos emprestados a um funcionário para pagar despesas de viagem não pagáveis ​​por ordem de compra ouexigível a um cartão de crédito. Os adiantamentos estão disponíveis apenas para o recrutamento de admissões, viagens da equipe atlética,viagens em grupo de estudantes ou viagens individuais para fora do estado de Maryland e Washington, DC querequer pernoite. Os adiantamentos são limitados principalmente a refeições e quilometragem. Avanços levam asob a forma de dinheiro (cheque de fundo de maneio) ou através do uso de um cartão University Diners Club. Essaos funcionários emitidos com um cartão Diners Club normalmente não são elegíveis para receber adiantamentos em dinheiro.Agenda – uma lista de atividades na ordem em que devem ocorrer. Para fins de despesas de viagem, a agendadeve incluir todas as refeições que foram fornecidas.Milhas de deslocamento diário – O número de milhas que você normalmente viaja de sua casa até seu local principal deemprego.Destino – Nome da reunião ou conferência e a cidade, estado e / ou país onde é realizada.Viagem doméstica – Viagem dentro dos Estados Unidos e seus territórios.Tarifas – Tarifas pagas pelo transporte público de aviões, trens, ônibus e navios. A viagem deve usar o mínimotarifa lógica cara pela rota mais direta (ou outra rota razoável que resulte em uma tarifa mais baixa).Todos os recibos de tarifas devem ser discriminados com o nome da transportadora comum, o nome do passageiro, datas deviagem e itinerário, e o método de pagamento. Todas as passagens aéreas pagas com fundos federais são exigidas pelaa FLY AMERICA Act para usar exclusivamente transportadoras comuns dos EUA, a menos que possa ser documentado que nenhuma éacessível. Apenas tarifas de ônibus podem ser usadas e nenhum upgrade ou serviço extra pode ser pago peloUniversidade.Viagem ao exterior – Viagem para e dentro de outros países que não os Estados Unidos e seus territórios.Incidentes – Despesas diversas que ocorrem durante viagens de negócios. Isso inclui solotransporte ao chegar ao destino, taxas de estacionamento, gorjetas e gorjetas, telefone, internet,lavanderia, estacionamento, pedágios de estradas e pontes, etc. Para viagens domésticas, os gastos extras são reembolsados ​​em umcom base no recibo discriminado, exceto gorjetas / gratificações. As únicas gorjetas / gratificações reembolsáveis ​​são paramanuseio de bagagem em US $ 1 por mala dentro e fora para até duas malas e gorjetas de transporte em 15% do totaltarifa. Para viagens ao exterior, os gastos extras estão incluídos em sua diária.In-State Viagem – Viagem no interior do estado de Maryland e no Distrito de Columbia.Recibos discriminados – os recibos discriminados devem ser originais e, no mínimo, conter o nome doComerciante / Provedor, seu endereço e / ou número de telefone, a descrição e o preço de cada itemcomprado, impostos, o total, a data e a forma de pagamento. No caso de recibos para comumtarifas da transportadora (avião, trem, ônibus ou navio), aluguel de veículos e hospedagem, o recibo também deve exibir onome do viajante. No caso de recibo escrito à mão, também é necessária a assinatura do agente emissor.Itinerário – uma lista detalhada de destinos e rota de viagem.

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Frostburg State University – ViagemPágina 8Escritório – o local atribuído como o local de negócios principal do funcionário. Por exemplo se vocêVocê tem um escritório em Frostburg e em Hagerstown. Qual é seu principal local de trabalho?Essas informações são exigidas pelo IRS para garantir que você não receba despesas com viagens de ida e voltaseu local principal de negócios.Viagem para fora do estado – Viagem dentro dos Estados Unidos e seus territórios, mas fora do estado deMaryland e o Distrito de Columbia.Diárias – taxas fixas pagas a indivíduos para refeições (incluindo gratificações) em vez de usar discriminadasrecibos. Para viagens domésticas (os EUA e seus territórios), são as taxas diárias definidas pelo Conselho de USM deRegentes semestralmente. Para viagens ao exterior, as diárias incluem refeições (incluindo gorjetas) eincidentes. Essas taxas diárias variam de acordo com o local e são definidas mensalmente pelo estado dos EUADepartamento.Objetivo da viagem – este é o motivo comercial e a justificativa para a viagem (instrução, recrutamento,negócios, desenvolvimento profissional, etc.). Todas as viagens devem ser essenciais para o desempenho de seu trabalhodeveres. Devem ser anexadas cópias de agendas ou itinerários formais.Território coberto – Todos os locais viajaram de e para (ou seja, FSU, Frostburg, MD> UMCP, College Park,MD> retornar ao FSU).


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Frostburg State University – ViagemPágina 9Políticas e procedimentosAs viagens da Universidade são regidas por várias políticas e procedimentos federais, estaduais, USM enível institucional. Abaixo está uma lista da maioria dessas políticas. No caso de políticas conflitantes, oa política mais restritiva tem precedência.Estado de marylandManual de Procedimentos de Contabilidade – Este manual é do Controlador Geral de MarylandDivisão de Contabilidade e deve ser seguido por todas as agências estaduais. As duas seções principais queafetam as viagens são 3.1.10 e 3.1.15.COMAR 23.02.03. * – Este é o Código de Regulamentos de Maryland. Regulamentos de 23.02.03.01 a23.02.03.12 rege viagens para agências estaduais.Políticas de viagens da DBM – Políticas de viagens do Departamento de Orçamento e Gestão de Maryland para o estadoagências. Embora o USM esteja isento das políticas de viagens do DBM, essas são a base da maior parte do USMas políticas de viagens e essas políticas são mencionadas se algo não for abordado na política do USM.Políticas de Gerenciamento de Frota DBM – Essas políticas regem o uso de veículos estaduais e particularesreembolso de uso de veículos.Seguros – A contratação de seguros para aluguel de veículos e viagens é proibida pelo Estado.O seguro de viagem aérea é fornecido pela Tesouraria do Estado. Os beneficiários são aqueles designadoscom o Sistema de Aposentadoria e Pensão do Estado de Maryland. Perguntas sobre a cobertura da apólice oua designação dos beneficiários deve ser dirigida à Tesouraria do Estado.Ao contratar um carro alugado, as empresas geralmente oferecem opções adicionais que podem incluir ColisãoIsenção de danos (CDW) ou Isenção de danos e perdas (LDW). Ao alugar um veículo para o Estado / Universidadenegócio, os locatários não devem comprar essas opções adicionais. Estes são cobertos pelo Estado soba Lei de Reivindicações de Tortura de Maryland . Observe que, ao assinar o contrato de locação, o locatário deve incluirseu nome, Frostburg State University e o estado de Maryland.Manual do Cartão de Compras  Os cartões de compras podem ser usados ​​para inscrições em conferências,hotéis e aluguel de carros. Eles não podem ser usados ​​para refeições, ingressos / taxas de admissão, passagem aérea ou outrostarifas de transportadora comum.Sistema Universitário de MarylandViagem pelo Sistema Universitário VIII-11.00 – Esta política rege todas as viagens pelo Sistema Universitáriode Maryland.


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Frostburg State University – ViagemPágina 10Tabela de Taxas de Reembolso VIII-11.10 – Estabelece a base de hospedagem, alimentação,e taxas de reembolso de milhas para o Sistema Universitário de Maryland. As taxas podem ser maisrestrito ou reduzido por instituições, acordos de subvenção individuais, outras políticas, etc.Frostburg State UniversityPolítica de Procedimentos de Viagem 3.029 – Esta política rege todas as viagens para a Frostburg State University.Política de aprovação de viagens 3.090 – Esta política rege as aprovações necessárias antes de fazerViagem universitária e posterior para reembolso de despesas. Um formulário de solicitação de viagem pré-aprovado éobrigatório para todas as viagens fora do estado de Maryland e Washington, DC.Política de Reembolso de Candidato 3.103 – Esta política rege o reembolso de trabalhocandidatos a viagens relacionadas à entrevista. Entre em contato com Recursos Humanos para obter informações adicionaisdiretrizes e restrições.Diners Club – Os cartões Diners Club são os cartões de crédito para viagens da universidade. Esses cartões estão disponíveis paraviajantes frequentes em negócios oficiais da Universidade. Esses cartões substituem os adiantamentos de viagens e podem ser usadospara quaisquer despesas de viagem permitidas onde o cartão é aceito. Esses cartões são usados ​​principalmente peloEscritório de Admissões da Universidade para recrutamento e Departamento Atlético para viagens de equipe, mas pode seremitido para outros viajantes se as circunstâncias o justificarem.Cartões de compras – os cartões de compras podem ser usados ​​para inscrições em conferências, hotéis ecarros de aluguel. Eles não podem ser usados ​​para refeições, ingressos / taxas de admissão, passagem aérea ou outra transportadora comumtarifas.Conversão de moeda – Todos os formulários de despesas devem ser preenchidos na moeda dos Estados Unidos e todos os recibosdeve ser convertido para a moeda dos EUA. Os recibos devem ser anexados para mostrar a taxa de câmbio da moedapara transações em dinheiro. Para transações de cartão de crédito, extratos de cartão de crédito devem ser anexados para mostrara taxa pela qual a administradora do cartão de crédito converteu as cobranças em dólares americanos. Se nenhuma documentação fordisponível, o conversor de moeda no link acima deve ser usado para determinar a taxa para a dataa transação ocorreu.FederalFly America Act – T ravelers são exigidos por 49 USC 40118, comumente referido como “FlyAmerica Act, “para usar o serviço de transportadora aérea dos Estados Unidos para todas as viagens aéreas e serviços de transporte de cargafinanciado pelo Governo dos Estados Unidos.Tarifas diárias do Departamento de Estado – a política da USM permite o reembolso de refeições eincidentes usando as taxas de diária do Departamento de Estado dos EUA. Essas taxas são revisadas mensalmente e variamPor localização.Planos de prestação de contas do IRS – desde o estado de Maryland e o sistema universitário de Marylanda viagem está sob um plano responsável, todas as viagens devem seguir os requisitos do Internal Revenue Service

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Frostburg State University – ViagemPágina 11para um plano responsável. Seguindo as regras do plano de responsabilidade do IRS, reembolsos de viagens de funcionáriossão isentos de impostos. Se não seguirmos essas regras, todos os reembolsos de viagens de funcionários seriamtornam-se rendimentos tributáveis. Observe que os regulamentos do plano de responsabilidade do IRS exigem todas as despesasformulários a serem apresentados dentro de 60 dias da ocorrência da viagem.


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Frostburg State University – ViagemPágina 12Pré-aprovaçõesViagem dentro do estadoViagem dentro do estado inclui viagens dentro do estado de Maryland e Washington, DC. Esta viagem apenasrequer a aprovação do supervisor e do gerente de departamento do funcionário. Um formal pré-aprovadoo formulário de solicitação de viagem não é necessário, a menos que um adiantamento de viagem seja solicitado ao Departamento de Trabalho da UniversidadeFundo.Viagem para fora do estadoAs viagens para fora do estado incluem todas as viagens para fora do estado de Maryland e Washington, DC, mas dentro doEstados Unidos e seus territórios. Esta viagem requer um formulário de solicitação de viagem pré-aprovado aprovado poro gerente de departamento e o decano, vice-presidente ou presidente apropriado antes que a viagem ocorra. oo formulário de solicitação deve incluir todas as despesas previstas para esta viagem, independentemente de serempago por ordem de compra, cartão de compras, cartão de viagem ou reembolso de funcionário. Para compraPedidos, Contas a Pagar devem receber o formulário de solicitação de viagem pré-aprovado antes que uma requisição sejaaprovado e transferido para um pedido de compra. O Contas a Pagar deve, então, anexar uma cópia deste formulário a todosfaturas pagas dessas ordens de compra. Para os Cartões de Compras, uma cópia do formulário deve ser anexadacom os recibos detalhados originais no Registro do Cartão de Aquisições antes de ser enviado ao Aquisição.Para despesas enviadas em um formulário de despesas (Cartão de Viagem e Reembolso de Funcionário), ContasA Pagar deve ter este formulário para anexar ao formulário de despesas antes de ser processado para pagamento.Viagem ao exteriorViagem ao exterior inclui todas as viagens para fora dos Estados Unidos e seus territórios. Esta viagem requer um préformulário de solicitação de viagem aprovado, aprovado pelo gerente do departamento e pelo Reitor, VP ouo presidente antes que a viagem ocorra. O formulário de solicitação inclui principalmente todas as despesas previstas para esteviagem, independentemente de ser paga por ordem de compra, cartão de compras, cartão de viagem ou funcionárioReembolso. Para pedidos de compra, contas a pagar devem receber a solicitação de viagem pré-aprovadaformulário antes que uma requisição seja aprovada e transferida para um pedido de compra. As contas a pagar devem entãoAnexe uma cópia deste formulário a todas as faturas pagas desses Pedidos de Compra. Para cartões de compras, umcópia do formulário deve ser anexada com os recibos detalhados originais no Registro do Cartão de Comprasantes de ser submetido ao Procurement. Para despesas apresentadas em um formulário de despesas (Travel Card eReembolso de funcionário), Contas a Pagar deve ter este formulário para anexar ao formulário de despesas antespode ser processado para pagamento.


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Frostburg State University – ViagemPágina 13Tipos de ViagemViagem de negóciosViajar para reuniões e eventos necessários para desempenhar suas funções essenciais como funcionário daUniversidade ou viagem para cumprir os requisitos de uma bolsa ou contrato administrado pela Universidade.Viagem InstrucionalViajar para realizar tarefas de instrução, como ensino ou monitoramento de estágio longe de seulocal de negócios designado.Conferências / Treinamento / DesenvolvimentoViajar para conferências, workshops, treinamento ou outros tipos de desenvolvimento de funcionários a fim dedesempenhar as funções de seu cargo.Viagem em grupo / equipe de alunosViagens sancionadas pela universidade para viagens educacionais, viagens de equipes esportivas ou financiadas por estudantesAtividades recreativas.RecrutamentoViagens necessárias para o recrutamento de alunos, atletas e funcionários.


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Frostburg State University – ViagemPágina 14Métodos de PagamentoReembolsoOs funcionários são reembolsados ​​por despesas elegíveis pagas diretamente por eles com base no original detalhadorecibos e / ou estipêndio de refeição e taxas de milhagem. Os formulários de despesas são auditados, aprovados e processadospelo Departamento de Contas a Pagar da Universidade. Eles são então encaminhados para o Estado de MarylandControladoria para posterior auditoria e pagamento. Se os funcionários depositarem diretamente na folha de pagamento,seu pagamento é enviado via ACH para a mesma conta bancária que o cheque de pagamento. Caso contrário, o Estado envia umverifique diretamente para o endereço permanente do funcionário, conforme fornecido no formulário IRS W-9 que eles enviaram paraContas a pagar.Cartão de ComprasDespesas de viagem limitadas podem ser cobradas de seu Cartão de Compras da Universidade Isso inclui hotéis,Aluguel de veículos e combustível, estacionamento, pedágios e taxas de inscrição em conferências. Refeições e portadora comumAs tarifas não podem ser cobradas em um Cartão de Compras Universitário. Algumas despesas permitidas podem não serexigível com base no fornecedor usado, dependendo do tipo de comerciante com o qual eles estão registradosa empresa de cartão de crédito. Todas as cobranças de cartões de compras exigem recibos detalhados originais que devemser enviado ao Aquisição com o registro do cartão de aquisição junto com uma solicitação de viagem pré-aprovadaformulário no caso de viagens para fora do estado de Maryland e Washington, DC. Cópias desses recibosmarcado com “P-Card” na parte superior também deve ser anexado ao formulário de despesas que você enviar para contasA pagar.Cartão de viagem Diners ClubO cartão University Diners Club pode ser emitido para viajantes frequentes, como Admissions, Athletics,Estudos Internacionais e equipe de nível executivo. Este é um MasterCard que pode ser usado para qualquerdespesas de viagem. Este cartão não pode ser usado para suprimentos, materiais ou quaisquer outras despesas não relacionadas a viagens.Cobranças em um cartão de viagem da universidade são tratadas como um adiantamento e são relatadas em um formulário de despesascom recibos discriminados. O valor cobrado é deduzido na parte inferior da grade de despesas como umavançar. Os recibos detalhados originais marcados com “Diners Club” no topo podem ser anexados aoformulário de despesas.Ordem de CompraOs fornecedores podem ser pagos diretamente por meio de um pedido de compra. Os pedidos de compra são usados ​​principalmente emo caso de viagens para pagar fornecedores, como agências de viagens que nos cobrarão (ou seja, Travel World) etaxas de inscrição na conferência. O departamento deve preencher uma requisição e no caso de viagensfora do estado de Maryland e Washington, DC, um formulário de solicitação de viagem pré-aprovado enviado paraContas a pagar. Essas requisições serão encaminhadas através do fluxo de trabalho para contas a pagar poraprovação. Uma vez recebido, o Procurement irá transferir a requisição para um pedido de compra. O vendedor então

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Frostburg State University – ViagemPágina 15enviar uma fatura ao Contas a Pagar que irá processá-la e encaminhá-la ao Estado para auditoria eForma de pagamento. No caso de uma taxa de registro, se o fornecedor não emitir a fatura, o departamentoprecisa enviar o formulário de inscrição concorrente ao Contas a Pagar para processar o pagamento.Esses formulários devem ser apresentados 30 dias antes da data de vencimento do pagamento.Adiantamento de dinheiro para viagensEstes são fundos emprestados a um funcionário do Fundo de Trabalho da Universidade para despesas de viagem nãopagável por ordem de compra ou cartão de crédito. Os fundos normalmente não podem ser adiantados por mais de sete diasantes da viagem e deve ser liquidado mediante o envio de um formulário de despesas com recibos detalhados originais edevolver os fundos não gastos no prazo de sete dias após a conclusão da viagem. Qualquer avanço pendentenão liquidada em tempo hábil será enviada ao Escritório de Cobrança da Universidade para ser faturada ao funcionáriomais uma taxa de atraso de trinta dólares para custos de cobrança e cobrança. Qualquer fatura não paga dentro dos prazos estabelecidospelo Estado será então transferido para a Unidade Central de Arrecadação do Estado onde mais dezessetepor cento do saldo devedor será cobrado pela CCU para despesas de cobrança.


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Frostburg State University – ViagemPágina 16DespesasTaxas de inscrição / admissãoInscrições para conferências / workshops – Somente taxas para inscrições de conferências / workshops para ofuncionário são reembolsáveis ​​com um recibo original detalhado e agenda. Taxas para cônjuges e convidadosou as atividades opcionais são despesas pessoais do funcionário e não podem ser custeadas pela Universidade.A conferência ou workshop deve ter uma finalidade comercial legítima relacionada às funções do funcionáriona Universidade.Taxas de admissão de eventos atléticos – As taxas de admissão a eventos atléticos apenas para fins de recrutamento sãopermitido para o funcionário. Taxas de admissão / registro para equipes atléticas competindo em um torneiosão permitidos. Para viagens em equipe, é necessária uma lista de participantes. Em todos os casos, um recibo original detalhadoé necessário e os pagamentos de cônjuges ou convidados são considerados pessoais e não são permitidos.Taxas de admissão diversas – Taxas de admissão para viagens em grupo de estudantes sancionadas pela Universidade parafins educacionais (ou seja, palestras, museus, eventos culturais, etc.) ou para fins recreativos financiados por alunosviagens (ou seja, locais de entretenimento) são permitidas com um recibo original detalhado e uma lista de participantes.Cônjuges e convidados são considerados despesas pessoais e não podem ser pagos pela Universidade.VeículosVeículos Estaduais – Um veículo estadual pode estar disponível para uso da University Business para funcionários FSU ealunos. Todos os motoristas devem ser aprovados porPolícia universitária para dirigir um veículo estatal. Qualquer motorista com seisou mais pontos em seu registro de condução são inelegíveis para dirigir um veículo estadual. Atualmente não há cobrançapara usar um veículo estadual, a menos que o total de milhas para sua viagem exceda 900 milhas. Seu departamento serácobrou a taxa de milhagem atual para cada milha acima do limite de 900 milhas. Reservas para o FrostburgCampus pode ser feito através do sistema i-pool. Para aqueles que trabalham no campus da USMH, há umveículo disponível através do departamento de Educação.Veículos pessoais – Um veículo pessoal devidamente segurado pode ser usado com as aprovações adequadaspara quaisquer reembolsos de milhas. Combustível, manutenção e seguro em veículos pessoais podem não serreembolsado. Estes são cobertos pelos reembolsos de milhas.Veículo estadual não disponível – se nenhum veículo estadual estiver disponível, você pode ser reembolsado integralmentetaxa de milhagem aprovada pelo Conselho de Regentes com a documentação apropriada. Para oFSU Campus, você deve anexar uma captura de tela do sistema i-pool mostrando que nenhum carro estadual foiacessível. Para o Campus da USMH, você deve anexar uma cópia fotográfica do registro de reserva do veículomostrando que o veículo não estava disponível. Uma exceção para ter a captura de tela do i-poolsistema é feito sempre que o estacionamento em um aeroporto é necessário para a viagem. Carros estaduais não sãopermissão para ficar estacionado em um aeroporto durante a noite; portanto, a milhagem com tarifa cheia é paga semtendo a captura de tela.


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Frostburg State University – ViagemPágina 17Veículo estadual disponível – Se você não foi aprovado para dirigir um veículo estadual, não verificadopara ver se um estava disponível, ou optou por dirigir um veículo pessoal quando um veículo estatal estavadisponível, então você pode ser reembolsado na metade taxa de milhagem. Os candidatos elegíveis podem serreembolsado na taxa total de milhagem dentro de quaisquer procedimentos e restrições definidas por HumanoRecursos.Veículos alugados  Um veículo alugado pode ser usado quando considerado necessário com o apropriadoaprovações. Recibos originais discriminados são necessários para todos os aluguéis de veículos.Aluguel – O veículo alugado deve ser do tamanho mais barato disponível para acomodar orequisitos de viagem (normalmente um veículo econômico ou compacto). As locações devem ser feitas emo nome do locatário, o estado de Maryland e a Frostburg State University. Códigos de descontodisponível para a Universidade deve ser utilizado na hora de fazer os aluguéis. Sem serviços adicionais ouo seguro pode ser adquirido com exceção de aluguéis fora dos Estados Unidos.Os cartões University Diners Club ou Procurement devem ser usados ​​sempre que possível.Seguro – seguro adicional não deve ser adquirido, pois essas despesas não sãoreembolsável para viagens dentro dos Estados Unidos. O estado de Maryland é auto-seguro erenúncias de danos por colisão e perda são cobertas pelo Maryland Tort Claim Act para locaçõesdentro dos Estados Unidos. Para veículos alugados fora dos Estados Unidos, este seguro deve sercomprado. Se não estiver coberto pelo seguro pessoal, os candidatos a empregos também podem ser reembolsados ​​poreste seguro se aprovado pelos Recursos Humanos, uma vez que eles não são funcionários do Estado de Marylandou alunos FSU. UniversidadeOs cartões Diners Club ou Visa Procurement devem ser usadossempre que possível, porque esses cartões fornecem um nível adicional de cobertura. Também universidadede códigos de desconto de Maryland devem ser usados, pois também oferecem cobertura semcarregar. Estado de Frostburgcódigos de desconto podem ser usados, desde que você esteja usando um Diners Club ouCartão de compras apenas como estes códigos de desconto não fornecem seguro adicional. O Estadoof Maryland é auto-seguro e requer uma franquia de $ 1.000 por sinistro. Se um veículo édanificados, a franquia será cobrada ao departamento de locação. Se o custo do reparo formenos de $ 1.000, o custo real do conserto será cobrado do departamento de aluguel.Apenas o locatário aprovado está autorizado a dirigir o veículo alugado para fins de responsabilidade desde oo veículo é alugado pelo Estado de Maryland e pela Frostburg State University.Combustível – o combustível para aluguel de carros pode ser comprado usando um University Diners Club ou ProcurementCartão, ou pode ser reembolsado. O tipo mais econômico de gás exigido pelo veículo deveser usado. Recibos discriminados são necessários para todas as compras.RefeiçõesRefeições domésticas – As refeições domésticas são aquelas fornecidas nos Estados Unidos e seus territórios. Parase qualificar para quaisquer refeições, você deve estar em status de viagem por um mínimo de quatro (4) horas e todas as viagens para fora do estado(fora do estado de Maryland e do distrito de Columbia) deve ter uma solicitação de viagem pré-aprovadaFormato. As refeições não podem ser reivindicadas se o seu hotel tiver um plano de café da manhã gratuito ou se uma refeição for fornecida como partede uma conferência ou reunião, ou se uma refeição for fornecida como parte de sua tarifa comum. Uma cópia de tudo


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Frostburg State University – ViagemPágina 18As agendas das conferências e reuniões devem ser anexadas para determinar se alguma refeição foi fornecida. Pelo mesmodia de viagem, você deve partir o mais tardar às 6h00 para se qualificar para o café da manhã e não deve retornar antesde 18:30 para se qualificar para o jantar; você deve se qualificar para o café da manhã e o jantar para se qualificar para o almoço.Para viagens em grupo / equipe no mesmo dia para os alunos, o almoço pode ser comprado enquanto estiverem em viagem, poissão incapazes de participar de seus planos de alimentação. Para viagens noturnas, você deve estar no status de viagem para doishoras antes e depois das refeições. Para fins de reembolso de viagens, os horários das refeições são às 8h00para o café da manhã, meio-dia para o almoço e entre 16:30 e 18:30 para o jantar.Diárias – As refeições são reembolsadas com base nas taxas de diárias definidas pelo Conselho de Regentes.As diárias são normalmente usadas para todas as viagens individuais, exceto para candidatos a empregos. Trabalhoos candidatos são normalmente reembolsados ​​com base em recebimento, a menos que autorizado de outra forma por HumanRecursos. Diárias podem ser usadas no caso de viagens em grupo apenas quando um adiantamento de viagem éenvolvidos e cada participante recebe dinheiro para assinar. As taxas diárias incluem todosimpostos e gorjetas / gratificações.Base de recebimento – As refeições são geralmente reembolsadas com base em recebimento para candidatos a empregos, eviagens em grupo / equipe. Todos os recibos devem ser originais e discriminados. Recibos de cartão de crédito sema especificação do item não é aceitável. Se for reembolsado na base de recibo, observe que a refeiçãogorjetas / gratificações são limitadas a um máximo de vinte por cento. O total incluindo impostos ea gorjeta / gorjeta não pode exceder o valor da diária por refeição. Sob nenhuma circunstância podeos reembolsos de recibos contêm álcool ou impostos e gorjetas / gratificações relacionadas. No caso deviagens em grupo / equipe para estudantes onde eles se qualificam para o café da manhã e almoço, mas o agendamento simnão permitir duas refeições separadas, essas quantidades podem ser combinadas em uma refeição para o brunch.Cartão de crédito universitário – para aqueles indivíduos que possuem um cartão University Diner’s Club, refeiçõespodem ser comprados com este cartão usando as mesmas regras das refeições compradas com base em recibo. E sevocê compra refeições dentro do estado de Maryland, deve usar o Departamento de Vendas de Maryland da UniversidadeIsenção de impostos. Os Cartões de Compras não podem ser usados ​​para comprar refeições.Refeições no exterior – Refeições no exterior são aquelas fornecidas fora dos Estados Unidos e seus territórios. Parase qualificar para quaisquer refeições, você deve estar em status de viagem por um mínimo de quatro (4) horas e deve ter um pré-formulário de solicitação de viagem aprovado. As refeições não podem ser reivindicadas se o seu hotel tiver um plano de café da manhã gratuito ou umrefeição é fornecida como parte de uma conferência ou reunião, ou se uma refeição é fornecida como parte de suatarifa da operadora. Uma cópia de todas as agendas de conferências e reuniões deve ser anexada para determinar se há alguma refeiçãoforam fornecidos. Para viagens no mesmo dia, você deve partir o mais tardar às 6h00 para se qualificar para o café da manhã enão deve retornar antes das 18h30 para se qualificar para o jantar; você deve se qualificar para o café da manhã ejantar para se qualificar para o almoço. Para viagens de grupo / equipe no mesmo dia para estudantes, o almoço pode ser comprado enquantoem status de viagem, uma vez que não podem participar de seus planos de refeição. Para viagens noturnas você deve serem status de viagem por duas horas antes e depois das refeições. Para fins de reembolso de viagens, oo horário das refeições é às 8h00 para o café da manhã, ao meio-dia para o almoço e entre 16h30 e 18h30 para o jantar.Diárias – Refeições e despesas extras serão reembolsadas no Departamento dos EUA aplicável deTaxa de refeição e incidental estadual para o local especificado, sem recibos para um indivíduo ou em


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Frostburg State University – ViagemPágina 19custo real com recibos que não devem exceder as taxas do Departamento de Estado. Você pode ir para oseguinte link para as taxas atuais do Departamento de Estado dos EUA : Departamento de Estado dos EUA EstrangeirosTaxas de per diem A diária parcial de um dia será calculada com base na taxa M&IE total comosegue: Café da Manhã – 15%, Almoço – 25% e Jantar – 60%. Os viajantes devem se identificar claramente, em seusExtrato de despesas de viagem, localidade estrangeira visitada. As taxas de reembolso são baseadas notaxas em vigor no momento da viagem.Base de recebimento – As refeições podem ser reembolsadas ao custo real para os indivíduos que não excedam oNOSTaxas de refeições e incidentes do Departamento de Estado . Para viagens em grupo, o reembolso será feitocom base em recibos discriminados que não excedem os limites diários por pessoa, incluindo impostos, egorjeta / gratificação. Todos os recibos devem ser originais e discriminados. Recibos de cartão de crédito sema especificação do item não é aceitável. Se for reembolsado na base de recibo, observe a refeiçãogorjetas / gratificações são limitadas a um máximo de vinte por cento. O total incluindo impostos e gorjetanão pode exceder o valor per diem por refeição. Sob nenhuma circunstância pode receberos reembolsos contêm álcool ou impostos e gorjetas / gratificações relacionadas. No caso deviagens em grupo / equipe para os alunos onde eles se qualificam para o café da manhã e almoço, mas o agendamento simnão permitir duas refeições separadas, essas quantidades podem ser combinadas em uma refeição para o brunch.Os reembolsos de refeições no exterior usam os mesmos requisitos de tempo de viagem que as viagens domésticas . Todosos recibos devem ser convertidos para a moeda dos EUA. Para itens cobrados em cartões de crédito, uma cópia do seuextrato do cartão de crédito deve ser anexado para mostrar a conversão da taxa de câmbio pelo cartão de créditocompanhia. Para itens comprados em dinheiro, você deve anexar um recibo com a taxa que você realmentemoeda trocada ou use o conversor de moeda para a data das transações.Cartão de crédito universitário – para aqueles indivíduos que possuem um cartão University Diner’s Club, refeiçõespodem ser comprados com este cartão usando as mesmas regras das refeições compradas com base em recibo.Os Cartões de Compras não podem ser usados ​​para comprar refeições.AlojamentoTodas as acomodações são baseadas na tarifa de quarto individual e devem ser razoáveis ​​e adequadas. Quaisquer cobranças acima dotarifa de quarto individual ou o número mínimo de dias necessários para viagens de negócios são despesas pessoaisdo indivíduo. Pacotes de hotel pré-pagos não reembolsáveis ​​não são recomendados, pois se a viagemseriam canceladas, essas despesas se tornariam despesas pessoais do indivíduo. Também oo uso de serviços de reserva de viagens não é recomendado, especialmente para pacotes contendo mais de umdespesas de viagem. A maioria desses serviços não fornece um recibo detalhado adequado que seja aceitávelpara o estado de Maryland. Sem um recibo detalhado, essas cobranças podem se tornar despesas pessoaisdo indivíduo. Recomenda-se que todas as reservas de hospedagem sejam feitas diretamente com o hotel.Ao usar seu cartão University Diners Club ou Procurement para hospedagem no estado de Marylanda isenção de imposto sobre vendas do estado de Maryland da universidade deve ser usada. Qualquer alteração ou taxas de cancelamentosão despesas pessoais do indivíduo, a menos que a alteração ou cancelamento seja a pedido doUniversidade ou de caráter emergencial. As únicas gorjetas / gratificações do hotel reembolsáveis ​​são de um dólar porsaco dentro e fora. Quaisquer outras dicas serão custeadas pelo indivíduo. No caso de viagens ao exterioressas dicas já estão incluídas na refeição e diárias acessórias.

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Frostburg State University – ViagemPágina 20Reservas de transportadora comum e emissão de bilhetesBilhete / Itinerário – Taxas pagas para transporte público em aviões, trens, ônibus e navios devem usara tarifa lógica mais barata por meio da rota mais direta (ou outra rota razoável que resulte em umtarifa mais baixa). Todos os recibos de tarifas devem ser discriminados com o nome da transportadora comum, o nome do passageiro,datas da viagem e itinerário, e o método de pagamento. O uso de serviços de reserva de viagens não érecomendado, especialmente para pacotes contendo mais de uma despesa de viagem. A maioria desses serviçosnão forneça um recibo detalhado adequado que seja aceitável para o Estado de Maryland. Isto érecomendado que você reserve diretamente com a transportadora ou uma agência de viagens, como Globetrotter ou TravelMundo . As reservas através do Globetrotter devem ser processadas no Central Diners Club da universidadeconta. As reservas através da Travel World devem ser cobradas no seu cartão Diners Club ou faturadasdiretamente para a Universidade (pedido de compra necessário). Todas as passagens aéreas pagas com fundos federais são obrigatóriaspelo FLY AMERICA Lei para usar exclusivamente transportadoras comuns dos EUA, a menos que possa ser documentado que nenhumaEstão disponíveis. A Universidade não reembolsará os viajantes por passagens sem custo, como “grátis”bilhetes ganhos em programas de passageiro frequente ou outros programas de incentivo. Apenas tarifas de ônibus podem ser usadas e nãoupgrades ou serviços extras (embarque antecipado, assento designado, excesso de bagagem, etc.) serão pagos pora Universidade. Em caso de alteração dos planos, o cancelamento e outras penalidades serão pagas peloUniversidade, desde que o cancelamento ou alteração tenha sido feito para a conveniência da Universidade oufoi necessário devido a circunstâncias inevitáveis ​​de natureza emergencial que afetam o viajante.Taxas de bagagem – A universidade pagará por até uma bagagem despachada e uma bagagem de mão. Qualquer cobrançabagagem adicional ou excesso de peso é uma despesa pessoal do viajante.Taxas de embarque antecipado / atribuição de assento – A Universidade não pagará por embarque antecipado e assentotaxas de atribuição. Essas taxas são para a conveniência do viajante e, como tal, são consideradasdespesas pessoais.Seguro – A compra de um vôo ou outro seguro de viagem não é cobrado da Universidade. E secomprados são considerados despesas pessoais e devem ser pagos pelo viajante. Viajantes que têm umO cartão University Diners Club é incentivado a pagar pela reserva com este cartão. Diners Club ofereceseguro adicional sem nenhum custo extra.Táxi, ônibus e outro transporte terrestreTransporte terrestre diverso, como táxis, ônibus, metrô, etc., é permitido paraviagens domésticas, desde que as despesas sejam razoáveis ​​e necessárias. Estes podem ser cobrados deseu cartão Diners Club, Procurement Card, ou ser reembolsado. Viagem pessoal para turismo,etc. são despesas pessoais do viajante. Recibos discriminados são obrigatórios. Dicas de transportesão limitados a 15% da tarifa total. Todas as outras dicas são consideradas despesas pessoais. Paraviagem ao exterior, assim que chegar ao seu destino, essas despesas de transporte e dicas sãoincluído na Refeição e Diárias Incidentais.


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Frostburg State University – ViagemPágina 21Pedágios de pontes e estradasPedágios de pontes e estradas podem ser cobrados em seu cartão Diners Club, cartão de compras ou serreembolsado com recibos. Para indivíduos com passes fáceis, imprima seu relatório de atividades onlinee destacar os pedágios cobrados pela sua viagem para serem reembolsados. Para pedágios de vídeo (ou seja, oICC) pague os pedágios on-line o mais rápido possível usando um cartão Diners Club, Procurement Card,ou seu cartão de crédito pessoal (imprimir recibo). Somente pedágios são cobrados ou reembolsáveis. E sevocê recebe multas ou multas por atraso – essas são despesas pessoais.EstacionamentoDespesas de estacionamento razoáveis ​​e necessárias são permitidas com recibos. Estacionamento mínimo(menos de $ 10) em um parquímetro pode ser reivindicado sem um recibo (você deve documentar as datas,horários e localização do estacionamento).Gorjetas / GratificaçõesGorjetas / gorjetas de refeição estão incluídos nas diárias. Refeições reembolsadas com base em recibo permitem umgorjeta / gratificação máxima de vinte por cento. As gorjetas de hotel / taxas de carregador são limitadas a um dólar por mala em eFora. As gorjetas de transporte (táxi, ônibus e ônibus) são permitidas em até 15% do total da tarifa. Todas as outras dicassão despesas pessoais do viajante.Outras despesasPassaporte / VISA – taxas de passaporte e VISA podem ser reembolsadas se necessário para viagens oficiais da Universidadecom recibos discriminados e uma cópia do passaporte e / ou VISA.Lavanderia / manobrista – Essas despesas podem ser reembolsadas para viagens domésticas superiores a cinco dias úteiscom um recibo detalhado. Para viagens ao exterior, essas despesas são cobertas como incidentais pela refeição etaxas de diária incidentais.Telefone / Fax / Internet – Estes podem ser reembolsados ​​com um recibo detalhado da universidade oficialnegócios apenas.Incidentes – podem ser reembolsados ​​com base em recibo detalhado para viagens domésticas, se foremexigido para negócios oficiais da Universidade. Para viagens ao exterior, estes são cobertos pela refeição e acessóriosper diem.Encargos não permitidos – Encargos não permitidos são despesas pessoais do viajante. Exemplos deencargos não permitidos são lanches e bebidas que não sejam refeições, filmes, álcool, multas e violações de mudança,taxas de atraso, cancelamento e alteração de taxas (a menos que seja considerado o resultado de uma emergência ou na Universidadepedido para fins comerciais), cartões-presente / certificados ou outros presentes, produtos de higiene, etc.


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Frostburg State University – ViagemPágina 22Viajar com cônjuges ou outros indivíduosViajar com um cônjuge ou outro indivíduo que não atue como agente da Universidade é considerado pessoaldespesas do indivíduo. Registros cuidadosos devem ser mantidos para separar essas despesas. oA Universidade não reembolsará quaisquer despesas incorridas em nome desses indivíduos, com exceção dea cônjuge do Presidente quando atua como agente da Universidade. Da mesma forma, qualquer passagem aérea ou outrodespesas de viagem cobradas diretamente da Universidade não devem incluir quaisquer despesas para esses indivíduosviajando com o funcionário.


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Frostburg State University – ViagemPágina 23FormuláriosFormulários de FornecedorTodos os viajantes devem ser configurados como fornecedores na PeopleSoft e no sistema de fornecedores do Estado de Maryland emordem de emitir adiantamentos ou reembolsos aos indivíduos. Para um cidadão americano ou estrangeiro residente, um IRSO formulário W-9 deve ser preenchido e assinado para adicionar o indivíduo aos sistemas do fornecedor. O nome eA combinação do ID de imposto no formulário W-9 deve corresponder aos registros do IRS. No caso de estrangeiro não residente, oapropriado O formulário IRS W-8 deve ser preenchido e assinado. Podemos aceitar faxes ou digitalizações de formulários W-9mas todos os formulários W-8 devem ser originais. Os formulários W-8 expiram após três anos. Um novo formulário também deve serpreenchido e assinado se houver alteração no nome ou endereço da pessoa. Certifique-se sempre deestão usando o formulário mais recente dos sites de contas a pagar ou do IRS . Abaixo está um exemplo de comoO formulário W-9 preenchido para um indivíduo seria semelhante antes de ser assinado.A caixa 1 deve ser o nome legal completo usado parapara fins de declaração de impostos. Este deve ser omesmo nome usado na solicitação de viagem eformulário de despesas .As caixas 5 e 6 devem ser permanentesendereço junto com qualquer caixa postal de correioDigite o SSNAssinar e Data


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Frostburg State University – ViagemPágina 24Formulário de Solicitação de ViagemUm pré-aprovado o formulário de solicitação de viagem é necessário para todas as viagens fora do estado de Maryland eWashington, DC Abaixo está um exemplo de formulário de solicitação de viagem antes de ser assinado. Observe todas as assinaturasdeve ser obtido antes que a viagem ocorra. Sempre certifique-se de usar o formulário mais recente doSite de contas a pagar .Assinatura do Chefe de DepartamentoViagem para fora do estado deve terassinatura do presidente, vice-presidente ou reitor

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Frostburg State University – ViagemPágina 25Formulário de Solicitação AntecipadaUMA o adiantamento de viagem pode ser feito para a maioria das viagens de grupo / equipe de estudantes ou para funcionários individuais durante a noiteviagens para fora do estado de Maryland e Washington, DC Os adiantamentos de viagens são limitados a esses itensque não pode ser pago por ordem de compra, cartão de crédito universitário ou um cartão de crédito pessoal (geralmentelimitado a quilometragem e refeições). Os adiantamentos só podem ser feitos para funcionários da Universidade e só devem sersolicitado, se necessário. Os adiantamentos geralmente não estão disponíveis para funcionários que têm uma viagem para a universidadeCartão (Diners Club). Todas as solicitações antecipadas para viagens domésticas devem ser feitas pelo menos sete (7) dias antesaté a data de partida, e para viagens ao exterior todos os pedidos devem ser feitos pelo menos quinze (15) dias antes dea viagem. Solicitações antecipadas exigem formulários de solicitação de viagem pré-aprovados, bem como cópias de agendas,informações do hotel, etc. que mostrem se alguma refeição está sendo fornecida pelo registro ou hotel.Os adiantamentos não podem ser desembolsados ​​mais de sete (7) dias antes da data de partida; e deve serdevolvido na forma de um formulário de despesas com recibos detalhados originais, ou qualquer excesso de dinheiro dentro de sete(7) dias após a conclusão da viagem. Abaixo está um exemplo de solicitação antecipada antes de ser assinado.


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Frostburg State University – ViagemPágina 26Formulário de Despesasformulário de despesas é necessário após a conclusão de todas as viagens envolvendo adiantamentos, cartões de viagem oureembolsos devidos ao viajante. Formulários de despesas preenchidos e assinados junto com o item originalos recibos devem ser apresentados no prazo de sete dias após a conclusão da viagem, onde os avanços ou viagenscartões estão envolvidos. Quando não houver adiantamentos ou cartões de viagem envolvidos, eles devem ser apresentados o mais tardarmais de 60 dias após a conclusão da viagem, conforme exigido pelas regras do plano de responsabilidade do IRS. Em todos os casosos formulários devem ser apresentados dentro do ano fiscal em que ocorrem as despesas.Insira Departamento / Projeto, Conta,Informações do programa e do fundoDeve preencher o Objetivo da ViagemO chefe do departamento deve assinarPara fora do estadoviagens, presidente, vice-presidente,ou Dean deve assinarO funcionário deve assinarAs datas e horas de início e términojunto com o território coberto deve sercompletado.As informações de quilometragem devem ser preenchidaspara reembolso de milhas.


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Frostburg State University – ViagemPágina 27AprovaçõesViagem dentro do estadoTodos os formulários de solicitação de viagem e despesas para viagens dentro do estado devem ser aprovados pelo gerente do departamento.No caso em que o gerente do departamento é o viajante, seu supervisor deve aprovar estesformulários. O formulário de despesas também deve ser assinado pelo viajante. No caso em que o financiamento está sendofornecida por uma bolsa ou contrato (fundos restritos), o contador da bolsa da universidade também deveaprovar os formulários. Os formulários de solicitação não são necessários para viagens no estado, a menos que um adiantamento de viagem esteja sendosolicitado para viagens em grupo / equipe. Todas as solicitações de viagens aprovadas para viagens dentro do estado envolvendo um adiantamentodeve ser apresentado pelo menos quinze (15) dias antes da viagem. Os formulários de despesas aprovados devem serapresentado dentro de sete (7) dias da conclusão da viagem se um adiantamento estiver envolvido, ou o mais tardarsessenta (60) dias após a conclusão da viagem se nenhum adiantamento foi envolvido, a fim de estar em conformidadecom as regras do plano responsável pelo IRS. Todas as despesas devem ser apresentadas dentro do ano fiscal em que ocorrem.Viagem para fora do estado e para o exteriorTodos os pedidos de viagem e formulários de despesas para viagens para fora do estado e ao exterior devem ser aprovados pelogerente de departamento e o reitor, vice-presidente, presidente ou designado apropriado. Dentro do estojoquando o gerente do departamento é o viajante, seu supervisor deve aprovar esses formulários. oo formulário de despesas também deve ser assinado pelo viajante. No caso em que o financiamento está sendo fornecido por uma bolsaou contrato (fundos restritos), então o contador de bolsas da universidade também deve aprovar os formulários.Os formulários de solicitação são necessários para todas as viagens para fora do estado e para viagens ao exterior. Todos os pedidos de viagem aprovadospara viagens para fora do estado e para o exterior deve ser apresentado antes da viagem. Se for necessário um adiantamento,os formulários de solicitação e antecipação devem ser apresentados pelo menos quinze (15) dias antes da viagem para fora deViagem ao Estado e trinta (30) dias antes da viagem para viagens ao exterior. Os formulários de despesas aprovados devem serapresentado dentro de sete (7) dias da conclusão da viagem se um adiantamento estiver envolvido, ou o mais tardarsessenta (60) dias após a conclusão da viagem se nenhum adiantamento foi envolvido, a fim de estar em conformidadecom as regras do plano responsável pelo IRS. Todas as despesas devem ser apresentadas dentro do ano fiscal em que ocorrem.AssinaturasTodas as assinaturas devem ser originais, sem carimbos, cópias, fax, digitalizações ou outras assinaturas mecânicas.aceitável.DesignadoSe um designado for designado para aprovar formulários de solicitação de viagem ou formulários de despesas, o Departamento de Contas a Pagardeve ser notificado por escrito pelo presidente, o vice-presidente apropriado ou o decano apropriado .


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Frostburg State University – ViagemPágina 28De outrosPerguntas frequentesQuando devo preencher um formulário de solicitação de viagem?Um formulário de solicitação de viagem deve ser preenchido e aprovado antes de qualquer viagem para fora do Estado deMaryland e Washington, DC conforme exigido pela política da USM e do estado de Maryland. Isso inclui localviajar para West Virginia e Pensilvânia.Quando preciso de recibos?Você precisa de recibos detalhados originais para todas as despesas, com exceção de milhagem, auxílio refeição,gorjetas de bagagem e taxas mínimas de parquímetro. Recibos de cartão de crédito que mostram apenas o total dotransação são inaceitáveis. Todos os recibos devem ser discriminados com o nome da empresa, oendereço comercial e / ou número de telefone, uma descrição de cada item ou serviço adquirido e o preçode cada item.As gorjetas / gratificações são reembolsáveis?As únicas gorjetas / gratificações reembolsáveis ​​são US $ 1 por mala para gorjetas de bagagem de entrada e saída, 15%máximo sobre o custo total da tarifa para transporte e máximo de 20% para a refeição total nãoexceder os valores do estipêndio no custo total (Refeições, impostos e gratificações).Como faço para verificar o status dos meus reembolsos de viagens?Aguarde dez dias úteis após a aprovação e envio de suas despesas de viagem paraContas a pagar antes de verificar o status. Você pode então verificar o status fazendo login emo Sistema Único de Consulta de Pagamentos de Fornecedores do Estado de Maryland em:https://interactive.marylandtaxes.com/extranet/gad/GADLogin/login.aspPosso reivindicar um estipêndio de refeição quando uma refeição for fornecida se eu não gostar do que está sendo servido?Não, apenas se você não puder comer a refeição fornecida devido a restrições medicamente exigidas que você podedocumento, e somente se o provedor não foi capaz de acomodar sua restrição com antecedêncianotificação.Quando viajar para uma conferência ou a negócios na universidade, posso estender minha viagem e ficardias adicionais?Você pode ficar dias adicionais às suas próprias custas. Quaisquer custos adicionais não podem ser pagos peloUniversidade. Você só pode reivindicar as despesas necessárias para o tempo de viagem e os dias reais doconferência / negócios.Posso levar meu cônjuge, filhos ou outras pessoas comigo durante as viagens para a universidade?Você pode, desde que não haja despesas adicionais para a Universidade. Registros cuidadosos devem ser mantidosmantenha todas as despesas adicionais separadas. Quaisquer despesas diretamente cobradas da Universidade ou cobradas de umO cartão de crédito da universidade não pode conter outras despesas além das despesas diretas de negócios doempregado. A única vez que um cônjuge pode viajar às custas da Universidade é no caso docônjuge do presidente quando ele / ela for um associado do presidente, conforme definido na Política do USM VII-5,10. Verifique as políticas do motor pool antes de aceitar qualquer funcionário não universitário ou estudante em um estadoveículo.


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Frostburg State University – ViagemPágina 29Posso guardar todos os meus formulários de despesas até o final do ano para receber apenas um reembolso?Não, as regras do plano de responsabilidade do IRS exigem que todos os formulários de despesas sejam enviados no máximo 60 dias apósa conclusão da viagem. Caso contrário, o reembolso se tornará uma receita tributável.O que são milhas de deslocamento diário e quando devo deduzi-las?Milhas de deslocamento são o número de milhas que você normalmente viaja entre sua casa e seu principallocal de trabalho. Ao viajar, se você partir / retornar ao seu local de trabalho principal (para funcionários FSUnormalmente será o Campus Frostburg ou o campus USMH ou qualquer outro campus que você tenhaatribuído como seu local de trabalho principal), você não precisa deduzir milhas de deslocamento. Se sairde e / ou voltando para sua casa ou outro local, então você deve deduzir seu deslocamento normalmilhas do total de milhas percorridas para calcular suas milhas reembolsáveis.O que acontece se eu perder um recibo de cobrança no meu cartão Diners Club ou Procurement?Em primeiro lugar, você deve tentar obter uma cópia do recibo do fornecedor. Como último recurso, você podepreencha o formulário de declaração de recibo em falta correspondente. A declaração afirma que a compraestava de acordo com a política de Estado. A declaração exige tanto do funcionário quanto de seuassinaturas do supervisor.Posso combinar o pagamento de refeições e recibos no mesmo formulário de despesas?Você deve reivindicar o valor do estipêndio de refeição ou apresentar recibos de refeição, mas não misturar os doistipos de reembolso em um formulário de despesas.Por que é necessário colocar as datas e horários em que saí e devolvi no final do formulário de despesas seNão estou reivindicando milhagem?As datas e horas são necessárias para calcular a elegibilidade da refeição. A fim de completar com precisão oformulário de despesas, todas as informações devem ser preenchidas para evitar atrasos no processamento.Devo incluir despesas que cobrou usando meu cartão de compras departamentais na grade do meuformulário de despesas?As cópias dos recibos do cartão de compras do departamento devem ser anexadas ao pacote de formulários de despesas;no entanto, os valores não devem ser preenchidos na grade. As únicas despesas que deveriam serpreenchidos são itens para reembolso de funcionários e / ou compras com cartão Diners Club.É permitido estacionar um carro do Estado em um aeroporto?Não é permitido estacionar carros do Estado em aeroportos durante a noite. A milhagem total é reembolsada nesteinstância e nenhuma captura de tela do i-pool é necessária.Quais são as diárias atuais para vale-refeição e tarifas de milhagem?As taxas atuais de diária de refeição e reembolso de milhas encontram-se nas Contas a Pagarwebsite: https://www.frostburg.edu/about-frostburg/Administrative-Offices/accounts-payable/travel-services.php /Tenho um endereço local e meu endereço residencial. Qual devo usar no meu W9?Seu endereço permanente usado para relatórios de impostos é o endereço que você deve usar em seu W9.Eu me qualifico para o almoço se estiver viajando das 6h às 17h30?Não. Para a viagem de um dia, você só se qualifica para o almoço se você se qualificar para o café da manhã (sair às 6h)e jantar (retorno não antes das 18h30). A única refeição para a qual você se qualificaria é o café da manhã.

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Frostburg State University – ViagemPágina 30Se eu viajar de minha casa em Cumberland para Baltimore e de volta para FSU, ainda terei que deduzir meuviajar quilômetros desde que minha casa é realmente mais perto de Baltimore?Você ainda teria que deduzir suas milhas de deslocamento para a viagem de sua casa para Baltimore, mas nãopara a viagem de volta já que você está voltando para a Universidade. A milhagem seria calculada a partir do seupara casa em Cumberland menos suas milhas de deslocamento diário para Baltimore e a viagem de volta para FSU.Se estou viajando apenas para Wiley Ford, WV, ainda preciso de uma solicitação de viagem?Sim. Qualquer viagem para fora do estado, não importa quão perto da FSU, requer uma solicitação de viagem assinadapelo Reitor, VP ou Presidente.

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